通用合同管理系统设计方案（二）合同审批流程如何设计？

在企业内部，一条审批流程的存在是不同部门、业务单元协作共同完成一件事情的过程体现。从审批流程的发起者开始，随着流程的流转，不断有新的人员参与到该业务中来，共同把关业务的质量，流程是业务诉求和管理需要的共同提现。合同审批流程是企业内部流程的一部分，又不同于其他的审批流程。

毫无疑问，合同审批流程中审批的内容肯定是合同。一般情况下，合同都是以附件的形式存在，在合同审批的时候呢，直接一个附件别人进行审核吗？No，我们需要将合同的关键信息提取出来，让审批人进行审批，主要会涉及到的信息如下：

1. 合同描述

对合同进行简单的描述，即该合同因何而签订，大概约定了什么东西。

2. 合同主体

涉及到集团公司，会有签约主体。

3. 签约方

合同是和谁签订，每个签约方的角色：甲方、乙方等。

4. 财务信息

合同金额以及收付款明细信息。收付款合同有财务信息，其他的则不用填写。

5. 其他信息

比如合同的分数、签订日期、盖章日期等等。

这种方式的合同审批更多的是线下附件，线上走审批。将合同数据手动录入到审批表中，直接走线上合同的话，则是将信息直接写入到合同模板中。审批内容差不多，审批路径会有点不同。

在讲合同审批路径之前，先要明确一个概念：合同审批的时候，是审批过程还是审批结果。一个合同从草稿拟定到定稿定义其为过程，在这个过程中，不同的人员会有不同的意见，根据这些意见进行草稿调整，最终形成合同的定稿。合同的定稿定义为结果，审批过程和审批结果的审批路径会稍有差异。

1. 审批过程的合同审批路径

合同从拟定到定稿，是需要不同的业务部门进行会签，所以该路径的第一段为：草稿会签阶段，可能需要反复修改，当合同定稿以后，进入到合同审批审批阶段；第二阶段为：合同审批阶段，在这个过程中，修改也会有，但是会比较少。流程路径如下图，当然根据不同的业务和管理要求，会有所不同。

这里需要注意：在合同草稿会签阶段，合同退回可以直接到申请人，在合同审批阶段，则不能直接退到申请人节点，要退回到确认节点，不然又要重新走会签，很导致流程流转耗时增加、效率降低。

2. 审批结果的合同审批路径

合同审批结果即就是审批已经定稿的合同内容，从起草到定稿的过程则放在线下或者有另外的流程。当合同定稿以后，申请人发起合同审批申请，先由业务部门内部审核，审核完成以后分别经过财务、法务，然后经过管理层审核，最终归档，基础流程如下：

合同审批过程基本都要经过业务部门、财务、法务、管理层、行政的审批节点（行政是处理节点），根据内部管理要求审批顺序调整即可。

合同审批的机制由业务管理要求决定，主要有：不同的合同类型由不同人员审批；合同金额的分级审批。在合同管理中，基于业务，从不同的视角，合同可以分成不同的类型。如：基于部门，分为人事合同、市场合同、财务合同等等；基于业务本身，分为人事合同、采购合同、销售合同；基于财务，分为收款合同、付款合同、其他合同……

不同的合同类型是公司管理对其从不同视角的一个分类，不同的合同会有不同的业务部门或者职能部门参与审批。同时因为合同金额的不同导致合同需要由不同管理层审批，业务分流和分级审批共同构成了合同的审批机制。

审批流程的设计首先要考虑的是业务运转和管理诉求，个人认为合同审批流程的审计更多是考虑管理诉求，即如何规范合同签订过程，管控合同的执行。一份合同签订的时候，业务部门肯定是希望尽快签订，而管理需要从战略、财务、法律、风险等多方面考虑合同签订所造成的影响。如何设计合同审批流程就要更多的考虑管理诉求，当然也必须考虑业务本身。

1. 线上合同，即审批关键信息，生成在线合同

该方案中，合同的范本也就是合同的模板在最初已经规定好，在审批的时候，只需要将关键的信息填写进去，如合同的签订方信息、合同的金额约定等内容。

如果采用这种方式，那么合同审批路基可以尽可能的缩短，减少流程审批耗时。

2. 线下整理合同，审批时关键信息+附件的形式

采用这种合同管理模式，建议采用初审+审批的模式进行合同审批，即将合同草稿的一条审批流程，合同定稿一条审批流程，在合同审批过程中关联合同评审流程。该方案的好处为：

1. 合同审批流程路径清晰，即不会反复修改评审；

2. 让申请人觉得，合同审批流程耗时没那么久

合同管理是每个公司必不可少的，合同的签订需要合同审批流程去规范，而好的合同审批流程会让合同审批过程顺畅、提高业务推进效率。

没有最好的合同审批流程设计方案，只有最适合的。从业务和管理双向考虑，设计合同审批流程，设计出适合自己公司的审批合同管理流程。

本次就聊到这里，下次我们接着聊合同报表。