初探法务数字化

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近些年随着各行业信息化、数字化、智能化的深入发展，许多企业已经认识到数字化转型对于企业发展的重要性，并通过引入各种软件及系统以提高企业各部门的效能。然而，由于法务职能的特性使然，以及企业成本的综合考虑，法务一般不会成为企业数字化改革的先行者。但这并不代表法务数字化不重要，因为随着其他业务部门数字化进程的不断推进，会发现需要越来越多的法务数据对其进行赋能。比如销售、采购需要知道公司与相关主体的合同条款信息，比如财务的应收应付也需要知道相关的支付条款以及支付条件。所以法务数字化并非是企业数字化进程中的“鸡肋”，而应该是企业数字化进程中的一块重要拼图。

一、现阶段企业法务管理面临的普遍痛点

1.人工管理合同及台帐，操作繁琐，纰漏多。

现阶段大部分企业法务在进行合同管理时，都采用比较原始的方式，比如通过EXCEL表格收集、加工、处理合同数据，但受限于EXCEL的功能和操作，繁琐的步骤让执行者和管理者都“望而生畏”，难以展开多维度的比对和分析。

而且，人工手动录入EXCEL表格的方式，不仅容易在数据录入过程中出现错误，而且随着录入合同的数量和数据越来越庞杂，表格文件会越来越大，还将无法实现高效协同和数据共享。并且在日常管理过程中经常还会发现EXCEL表格上的合同数据与档案室文件柜的存放出现不一致的情况，导致合同原件查找困难。

简而言之，采用人工方式对合同进行台帐管理，是一种静态的合同管理模式，存在诸多的不便，且无法对合同签订后的履约环节进行及时地管理和控制。

2.重签订，轻履行，缺乏合同全生命周期管理意识

现阶段，大部分企业都很重视合同的签订环节，对于每一份合同的每一个合同条款都会想方设法据理力争。但好不容易将合同签回来后，却忽略对合同履行过程的监管，合同条款执行的好坏，纯靠具体业务人员的把控，导致合同管理中后期容易出现很多合同纠纷。而即便有部分企业注重了合同从签订到归档的全流程管理，但是各个环节的数据分散在不同的平台和部门，仍然难以实现统一管理，或者管理效率低下。

3.合同管理未实现标准化管理，效率低下

企业在面对日常业务高频的业务场景时，不注重合同标准化管理，未形成自己的合同模板，法务部每次都从零开始起草合同，效率非常低下。而即便有了合同模版，在人工使用合同模版的过程中，要么擅自对模板条款进行部分更改，要么录入关键信息又容易出差错，例如合同名称、合同主体、标的、时间、价款或报酬、违约责任等要素，人工操作工作量较大，出错率较高，且核对校准费时费力。

4.合同审核缺乏统一的审核清单及推荐条款，导致内容审查不严或重复审查，效率有待提高。

合同审核是合同管理全生命周期的关键环节，一般情况下，合同审核是由企业内部法务人员或聘请的外部律师负责。企业内部法务人员由于需要审核的合同量大，很难保证每一份合同审核的质量和效率。而外部律师由于对企业的业务不熟悉，要么提出的审核意见过于理想化而无法使用，要么未充分考虑企业的利益诉求而签下具有重大风险隐患的合同。

再加之合同审核没有形成企业的统一标准，不同业务能力或资历的法务、律师会审出不同水准的合同。如果再加上业务部门紧催，合同审核有可能沦为形式审查，没有深入对合同条款风险进行实质上的防控。

5.合同审批流程、信息分散，沟通成本高

合同审批是防控合同风险的内控保障，在大部分企业中合同审批或采用线下审批或采用OA审批，在该模式下，各部门之间相对独立，信息闭塞，审批信息难以共享，沟通成本高，如果任一环节部门出现问题流程则会停滞，影响效率。

二、数字化转型对企业法务工作的价值和意义

1、让法务部门提质增效，为企业提供更多战略价值产出。

随着公司的业务发展，法务工作剧增，而法务人头的增加永远都滞后于业务的增长速度。相较于传统手工作业，若企业利用智能化技术促使法务工作数字化转型，可在充分提升人力效率的同时，让法务工作更加贴近业务，拥有更多的时间为企业提更突出的战略价值产出。

2、打破信息孤岛，用数据为业务决策进行赋能。

传统法务部门的决策，往往缺乏相关数据支撑，一般都是由人的经验为主导，具有一定的主观性和局限性。通过数字化转型，能形成企业内部的法务信息数据模型，建立不同部门数据之间的映射关系，有助于打破内部信息孤岛，实现由以往的事后数据分析逐渐变为指标预测、事前策划等更具指导意义的工作，从而可以公司业务决策进行赋能。

3、增强企业风险控制能力，发展更安全、稳定。

现阶段企业发展面临的法律、合规风险越来越大，特别是对于国际化企业，因地缘政治、产品法规、政府监管、出口管制等政策法规的不断变化，企业在发展中稍有不慎，就有可能“踩雷”。在这样的大背景下，通过信息化技术手段，构建符合企业实际需求的数字化法务系统，加强法律风险防范，促使企业更加合规地发展，已经成为企业的重要课题之一。而通过实现法务数字化转型，则可以帮助企业建立全方位的风险地图，实现对企业风险的提前预知，并根据风险制定业务策略，从而帮助企业在一个更加安全、稳定的状态下发展。

三、企业如何实现法务工作数字化转型？

1、企业要有将法务工作纳入数字化战略的思维意识。

企业想要实现法务工作数字化转型，首先公司管理层应该对法务工作足够重视，要将法务数字化纳入企业整体的数字化战略中，意识到法务是企业生命线的重要保障，更是企业价值链的重要组成部分。

2、企业要加强法务工作领域的人才配置。

现阶段大部分企业的法务人员都是传统的法务，虽然他们是各自领域的专家，但却缺少跨领域及跨界的能力。而企业数字化转型需要跨领域、跨部门、跨专业的人才协同工作，企业只有培养一批专业性法务人才，才有实现法务数字化的可能，也就是说人才战略先行是法务业务数字化转型的基础。

3、企业要充分利用智能化技术对原有的法务系统进行升级。

除了管理思维的调整和法务人才的储备，利用智能化技术改善法务部系统，将法务工作与先进的技术、工具、方法相融合，更是法务工作实现数字化转型的重中之重。而合同管理，作为法务最主要也是最高频的工作事项，自然也就成了将智能化技术与法务工作融合的最佳切入点。

四、法务数字化转型的实现路径

1.搭建合同管理全生命周期系统架构和管理制度

合同管理全生命周期包括合同谈判、条款拟定、签订、履行、变更、中止、终止及解除。企业法务在合同管理过程中可以提前介入，并充分应用数字化工具，通过智能审核助手过滤掉合同中的基础性错误，对系统筛查出的风险条款提供企业推荐的合同条款，再根据企业的交易地位和条款情况输出合同履约风险提示，使合同管理的各个环节都实现线上数据留痕，统一管理监控。

此外，企业法务要有项目经理思维，学会统筹、调度公司资源，结合各部门的工作内容和开展业务的实际情况，顺应用户的操作和使用习惯，尽量不加重用户的使用负担。与此同时，将企业数字化全流程合同管理系统和业务侧需求落实为企业日常的流程文件或规章制度，严格执行，避免系统被架空。

2.树立合同标准化意识，搭建企业合同模板库

合同起草是合同生命周期的起始点，制定一个准确且符合各方需求的合同，可以为后续合同的顺利执行奠定坚实的基础，有如下四大要点方向：

（1）注意收集和整理行业优秀合同范本，并结合企业的行业特性，建立本企业常见合同模版库，将业务运营过程中高频使用的合同进行整理和分类；同时，合同模版库要建立更新机制，及时根据法律法规、外部经济环境变化和实际业务需求进行更新和调整。

（2）对于非制式文本的线上起草，可以推荐参考合同条款以及适用的法律法规、案例，就业务本身提示风险，提升起草效率。

（3）加强对业务人员合同风险意识的培训，树立合同标准化意识，主动推动公司合同模板在业务端的推广应用。

3.以智能审查辅助人工审查，提升审查效率及质量

基于人工智能技术，可以整合文本分析与处理、AI等技术，使系统“读懂”合同，根据企业的合同风险审查清单对合同文本进行多级拆解、识别与定位。

第一，可以依赖技术识别文本的错别字、语病、适用法律错误、主体信息错误等基础性错误，并由系统提供纠正建议和提示。

第二，制定常见合同风险审查清单要点，固化合同风险审查的要点，确定企业高频业务合同的质量标准。

第三，对于法律风险大、复杂程度较高、涉及金额较大的合同文本，人工智能仅能起辅助、补充作用，仍需确保企业法务或外部律师的人工审查环节。不论何种类型的合同，以下要点均为重点审查的要素：

① 审查合同相对方的资信情况；

② 审查是否正确使用相应的合同范本；

③ 审查合同付款、收款内容是否具体、明确、切实可行；

④ 审查合同中的知识产权条款，确保交易行为合法可行；

⑤ 审查合同纠纷的解决办法，以及相应法律依据；

⑥ 审查类似合同常见的诉讼风险，并据此增设规避约定。

4.在线协同管理，跟踪合同审批全流程

企业法务可以通过全流程线上化审批设置，实现合同起草、审查、审批、履约等流程在线化管理、智能化操作，简化、缩短合同流转周期，让合同业务的决策更快、合同管理的执行效率更高，有效降低企业沟通成本、人力成本、时间成本等。

5.利用OCR技术，实现合同智能比对

合同从谈判至最终签订，会经过多个版本的修订，企业法务需要对修订过程留痕存证，以防止后续产生纠纷时无法进行追溯。而且，企业法务也需要将纸质盖章合同与线上审批的最终版本进行对比，确定其内容是否与系统一致。利用OCR技术则可以实现合同的智能比对，大幅度减少人工对比的出错率及时间成本，减少重复性的基础工作。

6.大数据实时监控，实现合同履约预警智能化

企业法务应在传统的静态管理之余，建立覆盖合同发生全过程的动态管理体系，对已经签订的合同进行全过程的动态监督，实时严格监控合同在履行中发生的交付、验收、付款、续约、变更、补充、中止、终止等行为，履约时间节点的通知及自动提醒，及时发现及主动干预合同主体、合同履约的潜在风险，以便及时采取应对措施，把控风险。

7.可视化数据看板，使合同全貌一目了然

合同归档管理是全生命周期的收尾工作，也是企业维护自身权益、规避风险的必要手段。企业法务可以通过可视化数据看板，实现传统静态归档工作动态化。可视化技术可以帮助法务从不同角度对合同进行分类和分析，实现数据分析的可视化，标记和反馈合同的异常状态，降低企业员工获取合同信息的时间成本，满足员工在业务检索、信息获取、专业咨询等场景中的需求，还能为合同纠纷提供准确、有效的证明材料。

五、结语

以上仅为本人结合工作实际对法务数字化的粗略见解，我相信伴随着信息产业和人工智能的不断发展，法务工作的信息化、数字化和智能化也将有更多的机遇及突破，最终使法务工作变得更加简洁高效，让法务在企业管理中的价值变得更加可衡量、可预见和可期待。

作者介绍：

宋子敬，德赛西威法律顾问