规章制度作为企业运行不可或缺的一部分，既规制企业自身的经营活动，又规范了员工的种种行为。可以说，规章制度在企业的延续和发展中，起着最重要的“引领方向”的作用。优秀的规章制度通过合理的权利义务设置和人性化的安排，可以激励员工的努力、震慑违规行为。这样一来，规章制度的起草制定和发布实施就显得至关重要。一般来说，一项制度从起草、编写到实施的完整过程，包括资料收集与研究、内容结构设计、起草编制、征求意见与修改完善、会签、发布、实施等一系列活动，每个环节都有值得关注和学习的注意事项。只有注重规章制度制定过程中的技巧、方法，才能完成一项制度的完整闭环。为此，本文从实务操作的角度，探讨企业制度起草与发布过程中不可或缺的 “九步要诀”。编写一项制度之前，负责人应当对企业现有的制度及其运行情况进行分析，同时对影响制度建设的外部环境及政策环境进行分析，以使后续的制度制定能够在针对性以及整体方向把握上做得更好。前期准备是良好的制度编写的先决条件。1.交流缘起。通过与企业负责人以及本项制度建设的发起人、发起部门交流，了解本制度设计的定位、目标以及要通过制度解决的关键问题。2.研究政策。很多制度涉及国家法律法规、行业政策以及上级单位规定等，在制度设计之前，应对国家，行业政策以及上级组织的要求进行深入研究，以避免走弯路以及出现大的方向性问题。3.了解历史。通过研读企业的制度资料，熟悉、了解企业在此方面已有的规定，以及在制度执行方面面临的问题，查找是否存在某些业务领域的制度空白、交叉重复、矛盾冲突。只有对制度运行现状有深刻的理解，才能制定出契合本企业需要、科学合理的制度。4.听取意见。在一线从事实际工作的人员、特别是从事某项工作时间较长，富有经验或业绩卓越的人员，他们对本专业工作情况最为了解，对应该怎么做、如何能做好具有立足现实的判断力，听取他们的意见，对于制定扎实落地可操作性强的制度具有重要意义。5.借鉴学习。制度制定之前，如有机会与同业或标杆企业交流，借鉴其实践上卓有成效的操作程序和经验，不但能完善本企业的制度，还能对管理水平的提升大有裨益。但是需要注意：成功企业的经验往往只能作为借鉴，还要结合企业实际有针对性地消化吸收。在充分研究的基础上，需要对制度的内容结构进行系统设计。在制度设计的过程中，要明确该制度的设计目标、影响范围、职责分工、执行程序、控制活动、考核奖惩等问题。同时，要关注制度设计的深层次问题，即公司各项活动的管理机制的优化、调整与重构问题。在设计制度时，不仅要考虑该份制度自身的定位和设计、目标能否实现，也必须从更高的角度考虑企业经营策略、业务运行机制、人员能力素质、工艺技术水平等各方面的影响因素。在前期准备和预先的结构设计完成后，就应该基于此前的诊断研究及框架设计，适时开始制度编制工作。在编制过程中，如有相应条件，可使用企业统一的制度编写模板，在语言风格、形式、格式等方面尽量统一，保持企业输出制度在篇幅、观感、结构安排上的一致性。对于不明确的职责分工、流程及管理机制等问题，起草人可先根据自己对业务的理解提出初步思路，供后续讨论确定。需要注意的是，制度的起草负责人一定是对该制度的运行环境较为熟悉的人员，且具有系统客观的分析能力与较强的文字功底。制度初稿完成之后，起草部门需邀请分管领导、相关部门与制度的拟使用单位进行评审，看制度的设计思想与理念是否正确、制度结构是否全面合理、制度内容是否符合设计目标、职责权限是否明确、业务流程是否精简高效科学合理、检查与考核机制是否客观、与其他制度是否存在冲突、执行过程中是否面临不确定性因素，等等。讨论中，各部门应就以上问题达成一致意见，对于未能达成一致意见的问题，应由相关领导平衡各部门意见并进行决策。在此基础上，针对讨论意见，由起草部门对制度进行修订。在修订过程中，如有问题，各部门应及时沟通，确保修订后的制度能够满足各利益相关方的诉求。制度初稿修订完成后，由制度起草部门组织各相关部门领导进行会签。在认真研读制度的基础上，各部门领导出具会签意见。会签工作一般应在约定的工作日内完成，特殊情况需延长时间的，需向起草部门说明。如制度等级有要求，会签完成后，还要由制度起草部门根据权限上报总经理办公会或董事会进行最后审定。审定工作将确定制度的颁布日期、试行日期及解释单位等事项。审定工作结束后，制度编写工作即告完成，进入发布阶段。需要注意的是，如果是直接涉及劳动者切身利益的规章制度，在制度发布之前，还应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。1.制度发布形式。制度拟制完毕，在正式发布时需要进行处理，使其具备规范、完整的形式，包括：封面、目录、标题、正文、附则、附录等，以上要素结合起来构成了一个完整的制度。2.制度封面设计。制度封面一般由标题、制度编号，发布日期，实施日期、编制、校对、审核、形式审查、审定人员姓名等组成，应采公司统一的格式。3.颁布通知拟制。由制度主管部门按照公司统一的公文格式拟稿，颁布通知要求言简意赅，应包括对制度发布重要性与必要性、核心内容、适用范围、落地实施等方面的解释与要求。制度的发布方式多种多样，不但可以作为文件印发，也可以张贴或悬挂在某一岗位或工作现场，以随时提醒员工，互相监督。1.内部培训法。制度制订之后，组织全体员工进行培训学习、并保留具有员工签名的培训记录。通过内部培训的方式，既有助于员工对制度的深入了解，也可以了解员工对制度的看法和意见，有利于制度的贯彻推行。2.传阅法。规章制度制定后编印成册，供员工进行传阅，让员工在阅读之后签字确认，以证明已阅读和了解此制度。3.入职登记声明法。在入职时，向员工提供相关规章制度让其阅读，如不存在反对意见，则签字声明本人已阅读相关制度并遵照执行。4.员工手册发放法。企业可根据需要制作专门的《员工手册)，将关键制度内容嵌入，发放给每一位员工，并在最后一页附注声明或确认，一般内容如下：本人确认已阅读了由×年×月×日起生效的公司《规章制度》，清楚了解规章制度的全部内容，并同意接受此制度的要求。”，由员工签字确认。5.合同约定法。在与员工签订的《劳动合同》中增加规章制度的关键内容作为合同附件，确认员工已阅读、理解企业的规章制度并承诺遵守。通过上述方式公示的企业规章制度，合理合法且具有法律效力，且有确确实实的员工签名证据。6.考试测试法。由公司组织专项考试，以规章制度内容作为考试大纲，挑选重要条款设计试题，组织员工进行开卷或闭卷考试，加深员工对规章制度的理解。7.意见征询法。公司在已有制度的基础上，下发制度文本，面向员工征询修改意见，保留员工意见的签名和书面资料，提高员工对于制度的理解与接受程度。8.网站及公告栏张贴法。在公司内部设置的公告栏、白板上张贴供员工阅读的制度文件，供员工随时阅览。由于制度的发布对象和执行主体都是内部员工，通过公司网站发布制度，也可以确保新制度通知发布到位。9.电子送达法。将制度用电子邮件、微信等方式发给公司每一位员工，通知员工阅读规章制度并回复确认。10.责任人推进法。制度发布时明确相关责任人，要求责任人在规定时间内宣贯落实。上述十种方式是企业普遍采用的制度发布方式，除以上方式外，企业还可以通过在企业内部刊物开设“管理制度”专栏、企业制度建设情况及违规案例通报、组织员工参加制度执行力研讨会、开展“制度学习周”活动、组织“管理制度知识竞答比赛”等方式。选择适当的制度发布方式后，在发布过程还要注意以下两点：1.寻求最佳公示方式。企业应根据自己的特点如硬件设施、人员素质等，选择契合本企业的最佳公示方式，以达到让所有人员都熟知规章制度的目的，避免因对规章制度不熟悉而导致的纠纷和争议。2.及时保留公示证据。规章制度在公示的过程中注意保存公示证据。一般来说，上述发布方式都能达到一定程度的传播和告知目的。公司在选择制度发布方式时，应综合考虑发布的便利性与有效性，在二者之间达到平衡。纵观制度起草和发布各个阶段，不难发现，企业制度的制定、出台是一项充满技术挑战的系统工程。企业需要在前期充分研究内外部环境和上位法规政策，并且在充分研究的基础上合理设计一份制度的内容结构；在中期编制和修订阶段，企业则需要注重制度形式和内容的统一，并且就制度的理念、结构、目标、考核、执行、兼容性、系统性等问题全面征集意见；后期制度草拟完成后，还需要会签和审定的程序，才能正式发布和实施。企业完成制度设计、拟定、修订、发布的整体闭环之后，应保留制度制定和公示的相关证据，避免因新立规章制度而引发的争议和纠纷，保证制度制定全过程的顺畅、圆满，为企业未来发展和制度更新保驾护航。
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