規章制度作為企業運行不可或缺的一部分，既規制企業自身的經營活動，又規範了員工的種種行為。可以說，規章制度在企業的延續和發展中，起著最重要的“引領方向”的作用。優秀的規章制度通過合理的權利義務設置和人性化的安排，可以激勵員工的努力、震慑違規行為。這樣一來，規章制度的起草制定和發布實施就顯得至關重要。一般來說，一項制度從起草、編寫到實施的完整過程，包括資料收集與研究、內容結構設計、起草編制、征求意見與修改完善、會簽、發布、實施等一系列活動，每個環節都有值得關注和學習的注意事項。只有注重規章制度制定過程中的技巧、方法，才能完成一項制度的完整閉環。為此，本文從實務操作的角度，探討企業制度起草與發布過程中不可或缺的 “九步要訣”。編寫一項制度之前，負責人應當對企業現有的制度及其運行情況進行分析，同時對影響制度建設的外部環境及政策環境進行分析，以使後續的制度制定能夠在針對性以及整體方向把握上做得更好。前期準備是良好的制度編寫的先決條件。1.交流緣起。通過與企業負責人以及本項制度建設的發起人、發起部門交流，了解本制度設計的定位、目標以及要通過制度解決的關鍵問題。2.研究政策。很多制度涉及國家法律法規、行業政策以及上級單位規定等，在制度設計之前，應對國家，行業政策以及上級組織的要求進行深入研究，以避免走彎路以及出現大的方向性問題。3.了解曆史。通過研讀企業的制度資料，熟悉、了解企業在此方面已有的規定，以及在制度執行方面面臨的問題，查找是否存在某些業務領域的制度空白、交叉重複、矛盾沖突。只有對制度運行現狀有深刻的理解，才能制定出契合本企業需要、科學合理的制度。4.聽取意見。在一線從事實際工作的人員、特別是從事某項工作時間較長，富有經驗或業績卓越的人員，他們對本專業工作情況最為了解，對應該怎麼做、如何能做好具有立足現實的判斷力，聽取他們的意見，對於制定紮實落地可操作性強的制度具有重要意義。5.借鑒學習。制度制定之前，如有機會與同業或標杆企業交流，借鑒其實踐上卓有成效的操作程序和經驗，不但能完善本企業的制度，還能對管理水平的提升大有裨益。但是需要注意：成功企業的經驗往往只能作為借鑒，還要結合企業實際有針對性地消化吸收。在充分研究的基礎上，需要對制度的內容結構進行系統設計。在制度設計的過程中，要明確該制度的設計目標、影響範圍、職責分工、執行程序、控制活動、考核獎懲等問題。同時，要關注制度設計的深層次問題，即公司各項活動的管理機制的優化、調整與重構問題。在設計制度時，不僅要考慮該份制度自身的定位和設計、目標能否實現，也必須從更高的角度考慮企業經營策略、業務運行機制、人員能力素質、工藝技術水平等各方面的影響因素。在前期準備和預先的結構設計完成後，就應該基於此前的診斷研究及框架設計，適時開始制度編制工作。在編制過程中，如有相應條件，可使用企業統一的制度編寫模板，在語言風格、形式、格式等方面盡量統一，保持企業輸出制度在篇幅、觀感、結構安排上的一致性。對於不明確的職責分工、流程及管理機制等問題，起草人可先根據自己對業務的理解提出初步思路，供後續討論確定。需要注意的是，制度的起草負責人一定是對該制度的運行環境較為熟悉的人員，且具有系統客觀的分析能力與較強的文字功底。制度初稿完成之後，起草部門需邀請分管領導、相關部門與制度的擬使用單位進行評審，看制度的設計思想與理念是否正確、制度結構是否全面合理、制度內容是否符合設計目標、職責權限是否明確、業務流程是否精簡高效科學合理、檢查與考核機制是否客觀、與其他制度是否存在沖突、執行過程中是否面臨不確定性因素，等等。討論中，各部門應就以上問題達成一致意見，對於未能達成一致意見的問題，應由相關領導平衡各部門意見並進行決策。在此基礎上，針對討論意見，由起草部門對制度進行修訂。在修訂過程中，如有問題，各部門應及時溝通，確保修訂後的制度能夠滿足各利益相關方的訴求。制度初稿修訂完成後，由制度起草部門組織各相關部門領導進行會簽。在認真研讀制度的基礎上，各部門領導出具會簽意見。會簽工作一般應在約定的工作日內完成，特殊情況需延長時間的，需向起草部門說明。如制度等級有要求，會簽完成後，還要由制度起草部門根據權限上報總經理辦公會或董事會進行最後審定。審定工作將確定制度的頒布日期、試行日期及解釋單位等事項。審定工作結束後，制度編寫工作即告完成，進入發布階段。需要注意的是，如果是直接涉及勞動者切身利益的規章制度，在制度發布之前，還應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。1.制度發布形式。制度擬制完畢，在正式發布時需要進行處理，使其具備規範、完整的形式，包括：封面、目錄、標題、正文、附則、附錄等，以上要素結合起來構成了一個完整的制度。2.制度封面設計。制度封面一般由標題、制度編號，發布日期，實施日期、編制、校對、審核、形式審查、審定人員姓名等組成，應采公司統一的格式。3.頒布通知擬制。由制度主管部門按照公司統一的公文格式擬稿，頒布通知要求言簡意赅，應包括對制度發布重要性與必要性、核心內容、適用範圍、落地實施等方面的解釋與要求。制度的發布方式多種多樣，不但可以作為文件印發，也可以張貼或懸掛在某一崗位或工作現場，以隨時提醒員工，互相監督。1.內部培訓法。制度制訂之後，組織全體員工進行培訓學習、並保留具有員工簽名的培訓記錄。通過內部培訓的方式，既有助於員工對制度的深入了解，也可以了解員工對制度的看法和意見，有利於制度的貫徹推行。2.傳閱法。規章制度制定後編印成冊，供員工進行傳閱，讓員工在閱讀之後簽字確認，以證明已閱讀和了解此制度。3.入職登記聲明法。在入職時，向員工提供相關規章制度讓其閱讀，如不存在反對意見，則簽字聲明本人已閱讀相關制度並遵照執行。4.員工手冊發放法。企業可根據需要制作專門的《員工手冊)，將關鍵制度內容嵌入，發放給每一位員工，並在最後一頁附注聲明或確認，一般內容如下：本人確認已閱讀了由×年×月×日起生效的公司《規章制度》，清楚了解規章制度的全部內容，並同意接受此制度的要求。”，由員工簽字確認。5.合同約定法。在與員工簽訂的《勞動合同》中增加規章制度的關鍵內容作為合同附件，確認員工已閱讀、理解企業的規章制度並承諾遵守。通過上述方式公示的企業規章制度，合理合法且具有法律效力，且有確確實實的員工簽名證據。6.考試測試法。由公司組織專項考試，以規章制度內容作為考試大綱，挑選重要條款設計試題，組織員工進行開卷或閉卷考試，加深員工對規章制度的理解。7.意見征詢法。公司在已有制度的基礎上，下發制度文本，面向員工征詢修改意見，保留員工意見的簽名和書面資料，提高員工對於制度的理解與接受程度。8.網站及公告欄張貼法。在公司內部設置的公告欄、白板上張貼供員工閱讀的制度文件，供員工隨時閱覽。由於制度的發布對象和執行主體都是內部員工，通過公司網站發布制度，也可以確保新制度通知發布到位。9.電子送達法。將制度用電子郵件、微信等方式發給公司每一位員工，通知員工閱讀規章制度並回複確認。10.責任人推進法。制度發布時明確相關責任人，要求責任人在規定時間內宣貫落實。上述十種方式是企業普遍采用的制度發布方式，除以上方式外，企業還可以通過在企業內部刊物開設“管理制度”專欄、企業制度建設情況及違規案例通報、組織員工參加制度執行力研討會、開展“制度學習周”活動、組織“管理制度知識競答比賽”等方式。選擇適當的制度發布方式後，在發布過程還要注意以下兩點：1.尋求最佳公示方式。企業應根據自己的特點如硬件設施、人員素質等，選擇契合本企業的最佳公示方式，以達到讓所有人員都熟知規章制度的目的，避免因對規章制度不熟悉而導致的糾紛和爭議。2.及時保留公示證據。規章制度在公示的過程中注意保存公示證據。一般來說，上述發布方式都能達到一定程度的傳播和告知目的。公司在選擇制度發布方式時，應綜合考慮發布的便利性與有效性，在二者之間達到平衡。縱觀制度起草和發布各個階段，不難發現，企業制度的制定、出臺是一項充滿技術挑戰的系統工程。企業需要在前期充分研究內外部環境和上位法規政策，並且在充分研究的基礎上合理設計一份制度的內容結構；在中期編制和修訂階段，企業則需要注重制度形式和內容的統一，並且就制度的理念、結構、目標、考核、執行、兼容性、系統性等問題全面征集意見；後期制度草擬完成後，還需要會簽和審定的程序，才能正式發布和實施。企業完成制度設計、擬定、修訂、發布的整體閉環之後，應保留制度制定和公示的相關證據，避免因新立規章制度而引發的爭議和糾紛，保證制度制定全過程的順暢、圓滿，為企業未來發展和制度更新保駕護航。
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