對外溝通的法律風險及注意事項——從形成可證明的有效溝通結論角度

在日常法律諮詢中，各部門人員多次詢問到對外溝通相關的法律問題，主要包括：不同的溝通方式下如何固定溝通結論，書面的溝通結論如何具備法律效力，以及前後的溝通結論不一致的以何種結論為準等。溝通的過程通常是為了形成有效的溝通結論，且該溝通結論應當可被證明。

如在合同簽訂及履行過程中，雙方會就合同的訂立、履行、變更及終止或解除等進行溝通。溝通的直接目的就是為了確定合同簽訂及履行的相關事實。從法律風險控制的角度，固定對己方有利的事項並避免給對方留下不利的證據，對防範合同法律風險意義重大。

本文將結合不同的溝通方式，就對外溝通的法律風險及注意事項，從如何形成可證明的具備法律效力的溝通結論的角度進行分析與提示。

一、不同溝通方式的注意事項

溝通發現，公司員工在代表公司對外溝通時，主要有如下幾種方式：電話溝通或線上會議、微信溝通、郵件溝通、線下會議、書面函件往來。以下是對不同的溝通方式所進行的分析：

1、電話溝通或線上會議。

電話溝通或線上會議的溝通過程通常缺乏有形的載體，無法直接固定溝通結論。在確有必要的情況下，可以對溝通過程進行錄音錄像。通過錄音錄像方式去固定溝通結論的，其取得方式應當具備合法性，否則容易被否認或排除。如錄音錄像應當注意確認相關人員身份；錄音錄像的關鍵內容應清晰、表達明確；錄音錄像應當保持完整，不得擅自剪輯或截取；錄音錄像不得侵犯隱私等。最穩妥的方式是雙方可以在事後形成書面協議或文件記錄並確認溝通結論。

2、微信溝通。

微信溝通形成的聊天記錄作為溝通結論在實踐中不易舉證，不僅需通過完整的原件載體證明聊天記錄的真實性，還需要證明微信使用人的身份及使用人就溝通事項獲得公司授權。因此關鍵溝通結論不建議通過微信溝通，如以微信作為溝通方式的，建議及時通過書面文件固定溝通結論。

3、郵件溝通。

郵件溝通形成的溝通結論具有無形性、易篡改和易滅失的問題，與微信溝通同樣需要證明郵件內容的真實性、發件人的身份及就溝通事項獲得公司授權。因此通過電子郵件固定溝通結論的，首先建議使用雙方書面認可的郵箱進行溝通，並確認郵件溝通的權限；其次應注意保存郵件的原始載體，避免被篡改或被刪除；最後企業郵箱更能被認可發件人的身份問題，因此建議使用企業郵箱進行溝通。如不能確保郵件能夠有效固定溝通結論的，則建議在事後通過書面方式進行固定。

4、線下會議。

線下會議通過口頭方式進行溝通，不能直接形成有形的溝通結論，因此建議出具書面的會議紀要，由各方簽字並蓋章確認以形成有效的溝通結論。

5、書面函件往來。

蓋有公章的書面函件往來是最易證明溝通結論有效性的溝通方式，建議首選此種溝通方式，並保留物流信息、郵件底單等證明函件發送人的身份或函件已送達被溝通人。本處所指書面函件指的是雙方蓋章的書面函件，如通過電子郵件及微信發送的蓋章文件，建議在事後獲得文件原件存檔。

綜上，不同的溝通方式形成的溝通結論有口頭形式、電子形式及書面形式，書面形式的溝通結論是最具證明力的，因此書面函件往來從法律角度是“安全”的溝通方式，對采取其他溝通方式的建議通過補充書面文件以固定溝通結論。確需采取其他溝通方式的建議在前期簽訂的書面協議中約定好具體溝通方式，並注意留證存證。

二、書面溝通結論如何形成有效性

書面的溝通結論，主要通過蓋章及有權人簽字的方式賦予法律效力，接下來將闡述不同情況下蓋章及簽字對書面文件的法律效力。

（一）蓋章的法律效力

公司印章有公章、合同章、法定代表人印章、財務專用章、發票專用章及部門章等。財務專用章、發票專用章有其明顯的專屬用途，被混淆使用的可能性也較小，故本次討論對外溝通書面協議和文件中可能會涉及的公章、合同章、法定代表人印章及部門章。

1、公章。

公章是公司意志的體現，在符合法律法規規定的前提下，公司認可的任何文件均可通過加蓋公章以生效，因此可以通過加蓋公章讓書面溝通結論具備法律效力。

2、合同章。

合同章顧名思義，是讓雙方簽訂合同成立並生效而加蓋的印章。在合同類的文件簽訂中可以加蓋合同章，其他場合並不建議使用。

3、法定代表人印章。

法定代表人印章是法定代表人意志的體現，在法律法規及公司章程規定的權限範圍內，法定代表人印章與法定代表人簽字具備同公章一致的法律效力，因此可以通過法定代表人簽章賦予溝通文件法律效力。但是法定代表人超越權限加蓋法定代表人印章，且通過相關證據推定相對人知道或者應當知道其超越權限的，該蓋章不生效。

4、部門章。

部門章通常不對外發生法律效力，但形成交易習慣或被追認時認可效力。交易習慣需要形成的過程，同時需要舉證證明習慣的存在；而公司追認是事後風險補救行為，在蓋章時並不能確定能否被追認。因此通過加蓋部門章形成溝通文件的效力具備較大的風險性，不建議使用。

（二）簽字的法律意義

1、法定代表人簽字。法定代表人簽字與法定代表人印章效力一致。

2、有權人簽字。有書面授權委托書的人員在授權範圍內的簽字具備同公章一致的法律效力，因此可以通過該方式賦予溝通文件法律效力。如沒有授權委托書，在職務範圍內簽字亦同樣視為具有授權，但是該情況下需要其他證據佐證簽字人具有相應的職務權限，在沒有相應證據的情況下不建議使用。

3、無權人簽字。該方式不建議使用，如特殊情況下只能由沒有任何授權的人員代表公司簽字時，那麼在事後應當取得該簽字被追認的文件。

4、打印或複印的簽名。打印或複印的簽字不能證明真實性，將不具備任何效力，因此在溝通文件中應避免使用該種方式。

三、溝通結論不一致時的有效性認定

通常情況下，同一溝通方式在沒有特別約定的情況下先後做出不一致的溝通結論時，會認定後做出的溝通結論具備優先效力。不同的溝通方式在沒有特別約定的情況下先後作出的不一致的溝通結論時，優先效力的認定會複雜很多，需要綜合考慮並判斷其效力大小、形成先後等因素。因此，如果想保持溝通結論的效力穩定性，可以在雙方認可的書面文件中注明有關溝通方式有效性的優先順序。比如在合同中注明，跟本合同或交易相關的文件的效力先後順序。又比如在微信溝通、電話溝通、郵件溝通等尚未形成有效書面文件固定溝通結論的情況下，在溝通的過程中表明雙方需事後形成有效的書面文件，並以雙方共同確認的書面文件為準。