創業者法律必修課（五）企業合同體系與內控反舞弊

經過了此前四次課程的分享，大家已經了解到：優秀創始人的“法力”修煉、創業公司的股權分配、投融資條款怎麼談、以及股權激勵怎麼做。今天的分享內容會很實務，分成二個部分——企業合同體系建設、內控反舞弊。

訂立企業合同的常見目的包括：

1. 固定交易。通過書面形式將談判內容確定，履行有依據，事後可追溯；

2. 財務要求。是付款的依據、開票的依據；

3. 相對方的要求。也就是應客戶或者供應商的要求訂立；

4. 自發風險管理。即企業自身合規風控管理要求。

常見的企業合同類型包括：勞動人事類、采購類、銷售類、合作類（股權、項目合作）、知識產權類、借貸類。很多企業創始人只看重勞動人事類的合同，因為要招人；以及銷售類的合同，因為要開展業務，但事實上，這幾種類型的合同都很常見、也很重要。

合同管理體系構建的第一步是明確合同審批流程，其核心在於：需求方和審批方分離。因為需求方和審批方的訴求是不同的，以銷售為例，其作為合同的需求方，主要關注簽單成功；而法務作為審批方，其職責是風險管理。創業公司裡，常常是業務人員提交合同、創始人進行審批，但因為創始人欠缺法律專業知識或者忙於其他事務，後續發生糾紛時，創始人往往會發現，實際簽訂的合同和當初進行的口頭定約並不一致。所以，我們建議合同審批的流程可以設計如下：

企業不僅要有合同簽訂環節的管理，還應有合同履行環節的管理，我們要講的合同管理體系構建的第二步就是合同履約管理。我給大家的建議是，一定要制作履約流程表，要將關鍵節點體現在這張表單上，包括付款、交貨、驗收等環節，這張表單如果能夠和企業的OA系統聯系起來就更好了。不僅如此，還要做履約範圍的監督，確保實際交易與合同簽署內容的一致性。此外，企業還要有履約糾正的意識，如果履約過程中產生實質性變化，那麼就要采取必要的行動，比如發函、變更合同、簽訂補充協議、甚至是解除協議。

合同管理體系構建的第三步是建檔保存。其中包含二個要點，其一是合同正本的回收，比如通過傳真、郵寄等方式簽署的合同，要注意合同正本的回收，避免影響證據證明力；其二是有專人專員保管合同，紙質和電子版合同的分類、分級、編號應建檔保存，保證合同可查詢、可追溯。很多企業的合同是一式三份的，對方一份，自己的業務人員一份，法務團隊或者管理團隊再保留一份。在己方僅保留了一份合同的情況下，建議管理團隊保存合同，因為業務人員存在一定的流動性，可能導致合同後續找不到。

最後一個步驟是建立配套的管理制度和配套文本，比如：勞動人事類的合同要配套員工手冊、offer、解除通知等；股權投資類的合同需要對應公司章程、議事規則等。

除了建立合同管理體系外，企業還需要進行合同內容管理，需要做的工作包括：

1. 建立企業自己的合同庫。針對常見業務場景，制定合同模板，形成文本庫，聘請專業人員進行合同審查。創業公司在初創期可以聘請律師擔任法律顧問，既節省成本，又能確保專業度；發展到一定階段可以聘請專職法務人員，輔以外部法律顧問，內部的法務人員處理企業日常法律問題，外部的律師顧問應對疑難複雜的事務，形成分工與良性互動。

2. 合同的重點風險把握。這個部分的專業度比較高，我們提煉部分重點信息供創始人參考：

在此我們小結一下，對於企業的合同體系建設，大家要關注組織建設、流程建設和文本建設。

企業的業務都匯聚於合同管理體系，即使構建完美，在內外勾結的情況下仍有可能出現漏洞。我們來舉一個例子：

甲作為A公司工作人員，擔任某項目的負責人，利用職務上的便利，在A公司與B公司合作過程中，為B公司獲取A公司訂單，價格高於市場行情10萬元，並且非法收受B公司給予的回扣，共計人民幣55萬元。

A公司在發現前述商業賄賂之後，停止向B公司支付貨款，但B公司因此起訴A公司要求付款。A公司也提起反訴，要求承擔違約責任。並對甲提起刑事控告，非國受賄。

這個案件的結果是，在刑事的部分，甲構成刑事犯罪；但在民事的部分，法院支持了B公司要求A公司付款的訴訟請求。

由此可見，企業在內控過程中有著諸多困境，給我們帶來的啟示包括：

1. 刑事途徑權利救濟的挽回金額遠遠低於實際損失

根據上海星瀚律師事務所出品的《2021年度中國企業員工舞弊犯罪司法裁判大數據報告》，退賠金額占總金額的比例僅為46%：

2. 私力救濟的專業度不足

3. 刑民結合，綜合性救濟途徑

4. 事前預防+事後救濟

基於上述啟示，我們為企業的內控與反舞弊工作提供如下建議：

1. 文本設計——舞弊的行為模式+對應可執行的違約責任

2. 合同體系及管理體系的結合

（1）內部——內控體系及內部制度：道德承諾(“廉潔承諾”)、保密協議、監管體系（舉報渠道）、供應商入庫制度、關聯交易管理制度、關聯交易披露制度、舉報機制、學習培訓……

（2）外部——供應商管理：供應商反舞弊條款、供應商廉潔承諾、供應商的披露與配合調查義務……

3. 采用外部輔助措施，例如建立調查機制：

小結今天的培訓內容，我要提示創業者：1.重視內部合同文本體系建設，以及合同管理體系的建立和完善；2.重視反舞弊條款的約定，對內部制度進行補漏；3.及時尋求專業幫助，采取綜合救濟措施，刑民結合，調查為輔。希望今天的分享能對大家的內部治理有所幫助。