电子证据有效存证指南

随着经济社会的发展，企业外部广泛使用邮箱、微信等与客户或供应商沟通联络，内部利用信息化管理系统进行产品全流程管控等。由于这些工具所产生的电子证据具有不稳定性、易篡改性等特点，使得其在后续发生的纠纷中作为证据使用时被采纳的可能性大打折扣。为提高电子证据有效存证，特撰写本存证指南，在民商事领域供企业员工对电子证据的使用和保存作参考指引。

一、电子证据的相关法律法规

2012年修改的《中华人民共和国民事诉讼法》第63条将电子数据列为法定证据种类之一（电子数据也是刑事诉讼法和行政诉讼法的法定证据种类之一）。2015年发布的《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第116条明确电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。2019年修改的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》对电子数据作了更加详细的规定，其中第14条明确电子数据包括：（一）网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；（二）手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息；（三）用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息；（四）文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；（五）其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。

依照《中华人民共和国民事诉讼法》和有关法律法规的规定，无论是何种证据，在纠纷中要被法院采纳都需满足合法性、关联性、真实性。据此，本指南根据各电子证据的特点予以提炼分析。

二、电子证据有效存证要点-微信、QQ等即时通信软件的信息

在日常工作中，微信、QQ等即时通信软件使用广泛，尤其是微信，使用人数众多。频繁使用即时通信工具进行沟通，若后续发生纠纷，聊天记录将成为重要电子证据。如何让即时通信工具上的聊天记录发挥有效证据作用，需注意遵循一定的方法。

1、主体认定方面

即时通信工具上的聊天记录要发挥有效证据作用，首要的就是确认沟通相对方的身份。可通过以下方式搜集相应的证据进行佐证确认。

（1）在业务合同中留存联系人的微信号码等信息。合同双方对相关事实有明确约定是最有效的存证方式之一。

（2）在往来沟通中要求表明身份并通过其他往来途径，如双方合作细节、往来文件信息、合同信息等予以佐证确认。

（3）注意对方是否进行了实名认证。如通过对方手机号码搜索微信，做好备注，列明对方名字、所在公司和职务以及电话号码等。

（4）查看对方使用的微信头像、朋友圈等类似的内容能否印证对方的身份，并作截图保存，甚至公证等存证措施。

（5）必要时可向运营商申请协助，请其确定微信使用人的身份信息。但该方式存证具有较大不确定性。

2、内容认定方面

要确定聊天记录是原始的、真实的和完整的。

（1）首先应注意保存聊天记录的原始载体。依照《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第11条：“当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核对无异的复制件或者复制品。”因此，电子证据的有效原始载体，是电子证据被认定有效性的首要前提。

（2）对于重要的信息，特别是涉及业务方面的信息要注意及时保存、备份，如将手机微信信息与电脑同步、利用好微信的收藏功能，避免误删或者手机损坏等原因导致的记录缺失。

（3）要注意聊天记录的完整性、连贯性。不能对聊天记录进行删减，或者只保存截图后就将其他信息删除。涉及网络链接的，要将链接点开后的内容一并保存。

（4）必要时应当进行公证留存。

三、电子证据有效存证要点-电子邮件

电子邮箱通常可分为个人邮箱、第三方企业邮箱以及企业自建邮箱。个人邮箱比如QQ邮箱、163邮箱；第三方企业邮箱如阿里邮箱、腾讯企业邮箱、网易企业邮箱等，主要是由第三方企业为公司提供邮箱服务并收取一定的费用；企业自建邮箱指的是企业使用第三方提供的服务器，自己搭建使用的电子邮箱系统。

1、邮件发送者身份认定

（1）在业务合同中留存联系人的电子邮箱等信息。如前所述，合同双方对相关事实有明确约定是最有效的存证方式之一。

（2）在往来沟通中要求表明身份并通过其他往来途径，如双方合作细节、往来文件信息、合同信息等予以佐证确认。

（3）留意对方使用的邮箱种类、设置的签名档等信息。若是发现对方使用的是无法确认身份的个人邮箱，可要求其进行更换使用带有对方公司域名的邮箱发送信息，或以其他方式要求确认身份。

（4）使用自建邮箱系统的企业，通常要求在进行对外业务交流时，应使用公司邮箱，严禁使用个人邮箱。此时可在电子邮箱中设置签名档表明自己的部门、联系电话，必要时可以加上公司的标志等用于表明身份。

2、邮件内容真实性认定

避免篡改、误删等影响电子邮件完整性、连续性、真实性的行为。实践中对邮件内容是否认可产生的争议，往往是由于邮箱已被删除或邮箱还在但邮件已被删除的情形，此时只能提交保存在本地的邮件，对方往往会以邮件保存在本地电脑具有非常大的篡改可能性为由，否定邮件内容。

对此，首先要善用邮件的收藏功能，避免重要邮件被误删。邮箱容量到达极限后，及时申请扩容，避免错过对方发回的重要邮件。

其次，推荐使用第三方邮件客户端，如FOXMAIL、OUTLOOK等，在使用第三方邮件客户端时，注意勾选邮件收取后，在服务器上永久保留选项。

必要时，同样可以通过公证机关进行公证存证。

四、电子证据有效存证要点-SRM、SAP等第三方办公系统软件

企业使用SRM、SAP等第三方或客户指定的办公系统软件进行供应商管理、签署电子合同、对账、数据记录、财务管理等。对于办公系统软件的使用，需对外作为有效电子证据时，应注意以下几点：

（1）与相对方签署有关办公系统软件使用的协议，约定所使用的办公系统情况及各方在使用过程中的权利义务。

（2）审查第三方平台的资质以及相对方电子签名、电子印章的有效性。独立对外提供电子合同签署平台服务的机构应当获得国家密码管理局的电子政务电子认证服务资质认定。提供电子印章认证服务的机构应当获得电子认证服务使用密码许可。有其他资质要求的，还应当获得其他资质要求。

（3）对于被动使用平台的情况，可以注意平时留证的同时结合其他方式共同佐证相关事实。如在书面对账的过程中确认、在其他往来记录中确认、签署补充协议确认、在其他结算文件中确认等。

（4）同样的，在必要时可以通过公证机关进行公证存证。

鉴于第三方或客户指定的办公系统软件可控性较低，企业内部使用时还应当注意：

（1）使用人员应确保自己对平台、系统等的熟练使用，避免误操作、误删重要信息。重大事项应当根据企业内部控制要求报批后再执行操作。

（2）对于平台、系统出现的问题，内部问题应及时与信息技术部门或其他相关部门沟通，外部问题应当及时向客户或平台方声明情况，避免造成严重错误。              

（3）系统账户、密码等信息，应做好保密工作。