電子證據有效存證指南

隨著經濟社會的發展，企業外部廣泛使用郵箱、微信等與客戶或供應商溝通聯絡，內部利用信息化管理系統進行產品全流程管控等。由於這些工具所產生的電子證據具有不穩定性、易篡改性等特點，使得其在後續發生的糾紛中作為證據使用時被采納的可能性大打折扣。為提高電子證據有效存證，特撰寫本存證指南，在民商事領域供企業員工對電子證據的使用和保存作參考指引。

一、電子證據的相關法律法規

2012年修改的《中華人民共和國民事訴訟法》第63條將電子數據列為法定證據種類之一（電子數據也是刑事訴訟法和行政訴訟法的法定證據種類之一）。2015年發布的《最高人民法院關於適用<中華人民共和國民事訴訟法>的解釋》第116條明確電子數據是指通過電子郵件、電子數據交換、網上聊天記錄、博客、微博客、手機短信、電子簽名、域名等形成或者存儲在電子介質中的信息。2019年修改的《最高人民法院關於民事訴訟證據的若幹規定》對電子數據作了更加詳細的規定，其中第14條明確電子數據包括：（一）網頁、博客、微博客等網絡平臺發布的信息；（二）手機短信、電子郵件、即時通信、通訊群組等網絡應用服務的通信信息；（三）用戶注冊信息、身份認證信息、電子交易記錄、通信記錄、登錄日志等信息；（四）文檔、圖片、音頻、視頻、數字證書、計算機程序等電子文件；（五）其他以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息。

依照《中華人民共和國民事訴訟法》和有關法律法規的規定，無論是何種證據，在糾紛中要被法院采納都需滿足合法性、關聯性、真實性。據此，本指南根據各電子證據的特點予以提煉分析。

二、電子證據有效存證要點-微信、QQ等即時通信軟件的信息

在日常工作中，微信、QQ等即時通信軟件使用廣泛，尤其是微信，使用人數眾多。頻繁使用即時通信工具進行溝通，若後續發生糾紛，聊天記錄將成為重要電子證據。如何讓即時通信工具上的聊天記錄發揮有效證據作用，需注意遵循一定的方法。

1、主體認定方面

即時通信工具上的聊天記錄要發揮有效證據作用，首要的就是確認溝通相對方的身份。可通過以下方式搜集相應的證據進行佐證確認。

（1）在業務合同中留存聯系人的微信號碼等信息。合同雙方對相關事實有明確約定是最有效的存證方式之一。

（2）在往來溝通中要求表明身份並通過其他往來途徑，如雙方合作細節、往來文件信息、合同信息等予以佐證確認。

（3）注意對方是否進行了實名認證。如通過對方手機號碼搜索微信，做好備注，列明對方名字、所在公司和職務以及電話號碼等。

（4）查看對方使用的微信頭像、朋友圈等類似的內容能否印證對方的身份，並作截圖保存，甚至公證等存證措施。

（5）必要時可向運營商申請協助，請其確定微信使用人的身份信息。但該方式存證具有較大不確定性。

2、內容認定方面

要確定聊天記錄是原始的、真實的和完整的。

（1）首先應注意保存聊天記錄的原始載體。依照《最高人民法院關於民事訴訟證據的若幹規定》第11條：“當事人向人民法院提供證據，應當提供原件或者原物。如需自己保存證據原件、原物或者提供原件、原物確有困難的，可以提供經人民法院核對無異的複制件或者複制品。”因此，電子證據的有效原始載體，是電子證據被認定有效性的首要前提。

（2）對於重要的信息，特別是涉及業務方面的信息要注意及時保存、備份，如將手機微信信息與電腦同步、利用好微信的收藏功能，避免誤刪或者手機損壞等原因導致的記錄缺失。

（3）要注意聊天記錄的完整性、連貫性。不能對聊天記錄進行刪減，或者只保存截圖後就將其他信息刪除。涉及網絡鏈接的，要將鏈接點開後的內容一並保存。

（4）必要時應當進行公證留存。

三、電子證據有效存證要點-電子郵件

電子郵箱通常可分為個人郵箱、第三方企業郵箱以及企業自建郵箱。個人郵箱比如QQ郵箱、163郵箱；第三方企業郵箱如阿裡郵箱、騰訊企業郵箱、網易企業郵箱等，主要是由第三方企業為公司提供郵箱服務並收取一定的費用；企業自建郵箱指的是企業使用第三方提供的服務器，自己搭建使用的電子郵箱系統。

1、郵件發送者身份認定

（1）在業務合同中留存聯系人的電子郵箱等信息。如前所述，合同雙方對相關事實有明確約定是最有效的存證方式之一。

（2）在往來溝通中要求表明身份並通過其他往來途徑，如雙方合作細節、往來文件信息、合同信息等予以佐證確認。

（3）留意對方使用的郵箱種類、設置的簽名檔等信息。若是發現對方使用的是無法確認身份的個人郵箱，可要求其進行更換使用帶有對方公司域名的郵箱發送信息，或以其他方式要求確認身份。

（4）使用自建郵箱系統的企業，通常要求在進行對外業務交流時，應使用公司郵箱，嚴禁使用個人郵箱。此時可在電子郵箱中設置簽名檔表明自己的部門、聯系電話，必要時可以加上公司的標志等用於表明身份。

2、郵件內容真實性認定

避免篡改、誤刪等影響電子郵件完整性、連續性、真實性的行為。實踐中對郵件內容是否認可產生的爭議，往往是由於郵箱已被刪除或郵箱還在但郵件已被刪除的情形，此時只能提交保存在本地的郵件，對方往往會以郵件保存在本地電腦具有非常大的篡改可能性為由，否定郵件內容。

對此，首先要善用郵件的收藏功能，避免重要郵件被誤刪。郵箱容量到達極限後，及時申請擴容，避免錯過對方發回的重要郵件。

其次，推薦使用第三方郵件客戶端，如FOXMAIL、OUTLOOK等，在使用第三方郵件客戶端時，注意勾選郵件收取後，在服務器上永久保留選項。

必要時，同樣可以通過公證機關進行公證存證。

四、電子證據有效存證要點-SRM、SAP等第三方辦公系統軟件

企業使用SRM、SAP等第三方或客戶指定的辦公系統軟件進行供應商管理、簽署電子合同、對賬、數據記錄、財務管理等。對於辦公系統軟件的使用，需對外作為有效電子證據時，應注意以下幾點：

（1）與相對方簽署有關辦公系統軟件使用的協議，約定所使用的辦公系統情況及各方在使用過程中的權利義務。

（2）審查第三方平臺的資質以及相對方電子簽名、電子印章的有效性。獨立對外提供電子合同簽署平臺服務的機構應當獲得國家密碼管理局的電子政務電子認證服務資質認定。提供電子印章認證服務的機構應當獲得電子認證服務使用密碼許可。有其他資質要求的，還應當獲得其他資質要求。

（3）對於被動使用平臺的情況，可以注意平時留證的同時結合其他方式共同佐證相關事實。如在書面對賬的過程中確認、在其他往來記錄中確認、簽署補充協議確認、在其他結算文件中確認等。

（4）同樣的，在必要時可以通過公證機關進行公證存證。

鑒於第三方或客戶指定的辦公系統軟件可控性較低，企業內部使用時還應當注意：

（1）使用人員應確保自己對平臺、系統等的熟練使用，避免誤操作、誤刪重要信息。重大事項應當根據企業內部控制要求報批後再執行操作。

（2）對於平臺、系統出現的問題，內部問題應及時與信息技術部門或其他相關部門溝通，外部問題應當及時向客戶或平臺方聲明情況，避免造成嚴重錯誤。              

（3）系統賬戶、密碼等信息，應做好保密工作。