第一條 為加強對【公司名稱】（以下簡稱“公司”）物資采購行為的管理，有效防範物資采購合規風險，根據《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國企業國有資產法》《中華人民共和國招標投標法》的有關規定，並參照《中華人民共和國政府采購法》，制定本管理制度。第二條 本管理制度適用於公司為開展生產經營活動，以合同方式有償取得物資的行為。本條所指的“物資”主要系指公司為滿足生產需要所采購的大宗物料，包括但不限於生產原料、生產輔料、生產設備等。工程建設項目、服務不屬於本管理制度的適用範圍。（備注：本管理制度規範的對象主要是有集中采購部門的生產、制造型企業的大宗物料采購行為，鑒於不同行業的企業經營屬性及物資采購需求差別較大，本條僅對“物資”作概括性定義，各企業可根據自身主營業務及采購物資特點，在本企業采購管理制度中進一步明確“物資”的範圍。此外，行業監管部門對於企業物資采購有特殊監管要求的，應優先適用。例如，金融企業物資采購合規管理即應優先遵循《國有金融企業集中采購管理暫行規定》（財金〔2018〕9號）的規定。）第三條 公司應當按照以下原則加快建立健全物資采購合規管理體系：（一）全面性原則。涵蓋公司物資采購業務開展涉及的各個環節與流程，為物資采購決策、執行及監督提供全面的施行依據。（二）重要性原則。在全面規範的基礎上，重點關注公司物資采購主要環節中涉及關鍵風險的識別與防範。（三）制衡性原則。在物資采購機構設置及權責分配、業務流程設計等方面遵循相互制約、相互監督、同時兼顧運營效率。（四）適應性原則。本管理制度將適時進行調整與修訂，以不斷適應公司物資采購業務發展的內部環境變化及法律法規等外部環境變化。（五）成本效益原則。在不違反法律法規強制性規定及國有資產監督管理部門監管要求的基礎上，充分衡量合規管理活動的實施成本與預期收益的關系，以適當的成本實現有效控制。第四條 為保障公司物資采購業務的有序開展，實現物資采購決策、執行及監督職能的有效銜接，根據公司物資采購業務實際需要及公司內部組織架構體系，形成在董事會授權、指導及監督下，由經理層組織領導和統籌協調物資采購重大事項管理，由物資采購牽頭部門組織及具體實施物資采購各項工作，由業務部門、法務管理部門、財務部門等相關職能部門在各自職權範圍內履行專業職責的物資采購組織機制。各部門應嚴格按照本管理制度規定的權限履行工作職責，互為合作與監督，形成科學決策、嚴格執行及有效監督的良性運行機制。（備注：本管理制度針對物資采購決策、管理、執行及監督組織機制及職權提供建議性規定。企業可根據自身管理體系及需要，指定特定部門並明確其具體職責，但應注意決策、執行與監督部門的相對獨立性。）（五）對一定采購金額標準以上、涉及創新交易模式、存在重大風險或未執行采購管理制度的特別采購項目進行評議及決策；（備注：董事會行使上述職權，如根據監管規定及公司章程需進一步取得公司股東會或監管部門批準的，應當根據相關規定嚴格履行審批流程。董事會可將所享有的部分職權書面授權經理層行使，授權行使的職權範圍應當具體、明確。）第六條 公司經理層在董事會的指導及授權下，組織領導和統籌協調物資采購管理工作，行使以下職權：（一）制訂公司物資采購基本制度草案，提出修訂、完善意見，提交董事會審議批準；（二）對物資采購牽頭部門提交的物資采購年度計劃及財務預算方案進行初審，並提交董事會審議批準；（三）在公司物資采購基本制度基礎上，制定形成物資采購的具體管理、流程制度規定；（四）在公司董事會授權下，對公司物資采購的重大事項進行決策；（五）監督、檢查公司物資采購業務的開展情況，對不合規的物資采購行為及時提出糾正意見。第七條 公司【部門名稱】為物資采購牽頭部門，在公司董事會及經理層的領導下，對公司物資采購業務實施集中、統一管理，並具體落實各項物資采購方案。物資采購牽頭部門的職責包括：（一）對公司物資采購管理基本制度、各項具體制度及業務流程提出制訂及完善建議；（二）根據業務部門的采購需求，編制並向經理層匯報物資采購計劃及預算方案；（三）負責供應商管理工作，包括除董事會及經理層負責審核的供應商出入庫管理、績效考核、編制及更新合格供應商名錄等；（四）根據董事會、經理層的授權，對授權範圍內的物資采購項目進行審批；（六）實時跟進、監督采購項目的實際履行情況，對履約過程中發生的爭議等情況及時作出處理或報告；（七）負責組織對采購項目進行評價，根據評價結果對采購流程、合同模板等進行修訂完善。（備注：物資采購牽頭部門為企業物資集中采購平臺的歸口負責部門，其設立目的在於實現企業物資采購的集中、統一管理，形成與上級領導部門及業務部門之間就物資采購活動的聯動機制，提高物資采購效率及規範性。鑒於不同企業規模體量、物資采購需求及采購形式差異較大，各企業可根據實際情況設立專門機構或指定既有部門專職或兼職物資采購牽頭管理、實施工作。）第八條 公司各業務部門系物資采購的需求部門及發起部門，公司開展物資采購以業務部門需求為導向，業務部門應當充分配合物資采購牽頭部門的采購組織工作，及時反馈物資采購計劃需求，明確技術要求及質量標準，積極參加物資采購業務磋商、供應商評選工作，提供專業技術支持。業務部門有權就物資采購效果、采購流程等事項向物資采購牽頭部門提出完善建議，對物資采購開展情況作出評價。第九條 公司【部門名稱】為物資采購監督部門，對物資采購活動的合法合規性以及具體采購業務全流程進行監督。第十條 公司【部門名稱（包括但不限於辦公室、財務部門、法務管理部門等）】為物資采購業務的開展提供專業支持。各相關部門在各自權限範圍內，在合同用印、檔案管理、財務付款、法律風險審核、采購流程及采購合同模板的修訂完善、爭議解決等方面為物資采購牽頭部門履行職責提供專業協助。第十一條 公司建立並實施合格供應商入庫管理制度，所有入庫合格供應商必須事先履行準入審核流程，公司各相關職能部門開展物資采購業務必須嚴格按照本管理制度規定的方式與流程在合格供應商名錄中選擇和確定供應商人選。物資采購牽頭部門系供應商管理歸口責任部門，具體負責合格供應商的績效考核、動態管理、合格供應商名錄的編制與更新等工作。如確因特殊情況，需要向合格供應商名錄以外的供應商采購物資，且因情況緊急無法及時完成入庫流程的，物資采購牽頭部門及其他相關職能部門在根據本管理規定對該供應商完成盡職調查的基礎上，應就選取該供應商的必要性及緊迫性、該供應商的基本情況及是否符合合格供應商準入條件進行詳細說明，由董事會或經董事會授權的經理層審批同意後，與該供應商開展物資采購合作。（備注：企業可根據各自內部組織架構及治理體系，相應確定或調整供應商管理歸口責任部門；緊急狀態下董事會或經理層是否可適用簡化、靈活的審批流程可由企業在內部組織管理及決策制度中進行規定。）第十二條 物資采購牽頭部門應當根據公司生產經營的動態需要，定期征詢業務部門關於物資采購的需求建議，結合已入庫同類物資合格供應商的合作情況，事先做好供應商的尋源開發工作。物資采購牽頭部門進行供應商尋源開發，應當優先選擇行業內口碑良好，在產品質量保障、供貨能力及成本控制等方面具有比較優勢的企業。第十三條 物資采購牽頭部門應當針對擬開展物資采購業務合作的供應商開展充分的盡職調查。對供應商的盡職調查應當確保真實、準確、完整，為供應商的準入審核提供充分依據。物資采購牽頭部門應當組建調查團隊開展盡職調查工作，調查團隊應當不少於2名工作人員。根據需要，調查團隊可以由物資采購牽頭部門、業務部門等相關部門工作人員組成，必要時可根據實際需要聘請外部專業團隊共同開展調查。供應商調查小組應當綜合采用實地走訪、訪談、文件查閱、網絡核查等方式，對供應商的主體資質、經營狀況、產品質量、資信情況等涉及準入條件的事項進行全面調查。供應商調查小組在盡職調查過程中，應注意針對各調查事項形成工作記錄、收集並妥善留存相關證明載體。盡職調查結束後，調查小組應當根據調查情況撰寫調查報告，如實、完整披露供應商的調查事實及調查結果。（備注：在有緊急采購需求的情況下，建議企業優先在合格供應商名錄中確定，如確需從名錄外供應商處采購的，不建議僅因時間緊迫而降低供應商盡職調查範圍及標準，亦不宜在本管理制度中設定明確的盡調底線。企業在采購實踐中可根據緊迫程度，靈活采用多樣化的盡調方法，對涉及準入條件、關乎交易安全的必要盡調事項進行調查並形成調查結論，提交董事會或經理層判斷決策。）第十四條 物資采購牽頭部門應當會同業務部門，針對不同類別物資供應商分別制訂準入標準。如采購物資技術要求複雜、專業度較高的，物資采購牽頭部門應當征詢相關行業專家的建議。合格供應商準入標準應當包括一般準入標準及特別準入標準。（五）在對供應商進行盡職調查前三年內，供應商在經營活動中沒有重大違法記錄。物資采購牽頭部門根據所采購物資的技術特點及采購需要，就不同類別物資的供應商分別制訂特定準入標準。第十五條 物資采購牽頭部門應當牽頭組建合格供應商準入審核小組，準入審核小組由物資采購牽頭部門負責人擔任組長，由物資采購牽頭部門、相關業務部門、財務部門及法務管理部門工作人員共同組成。供應商的準入審核應當嚴格遵循真實、客觀、全面、專業原則，由負責供應商尋源開發的物資采購人員發起準入審核流程，向供應商準入審核小組提交供應商調查報告及可證明符合準入標準的證據材料，供應商準入審核小組對供應商是否符合準入標準進行實質性審核，形成書面審核意見。對於公司擬開展長期戰略性合作的供應商準入，應進一步取得董事會或經董事會授權的經理層的審核批準。對於通過準入審核的供應商，納入合格供應商名錄進行動態管理。（備注：上述審核流程僅為操作建議，企業可根據自身內部組織架構及治理體系，明確審核組織機制、準入標準、證明材料和準入審核流程。）第十六條 對於已開展合作的供應商，物資采購牽頭部門應牽頭組織業務部門等相關職能部門，根據供應物資質量情況、交付及時性、售後服務保障、銷售價格等指標對供應商進行績效評價。物資采購牽頭部門可以根據實際需要確定定期或不定期開展績效評價。績效評價結果可以區分為優秀供應商、合格供應商、待觀察供應商及不合格供應商。績效評價的結果將作為供應商動態管理、分級分類管理的重要依據。第十七條 物資采購牽頭部門應當依據供應商的績效評價結果、供應商的實際履約情況對供應商進行動態管理。對於績效評價結果為不合格、未及時整改到位的待觀察供應商，以及履約過程中發生質量問題、交付延遲等嚴重違約行為的供應商，物資采購牽頭部門應當及時組織評議，采取移出合格供應商名錄、一定期限內禁止其投標或承接業務等懲罰措施；對於長期未建立合作關系的供應商，物資采購牽頭部門應在合理期限內對其進行重新考評，對於考評未獲通過的供應商，應當及時移出合格供應商名錄。對於公司長期戰略性合作的供應商出庫，應進一步取得董事會或經授權的經理層的審核批準。第十八條 物資采購牽頭部門應根據供應商實際情況采取分級管理方式。即根據供應商的評價結果，將其進一步區分為優秀供應商、合格供應商、待觀察供應商及不合格供應商等，並相應設置不同的鼓勵或懲罰性措施。物資采購牽頭部門應根據供應商實際情況采取分類管理方式。即根據供應商提供產品的不同，分別建立供應商名錄。對於滿足單一來源采購要求的供應商，應當單獨編制單一來源采購供應商名錄進行管理。（備注：在確定供應商管理項下不同職權劃分及責任人員時，應注意不相容職責需相互分離的原則，負責“申請”與“審核”的崗位屬不相容崗位，如負責供應商尋源開發的物資采購牽頭部門人員不得兼任準入審核、績效評價以及動態管理等崗位職責。）第十九條 物資采購計劃及預算編制應當遵循生產經營實際需要為導向、符合企業總體財務預算要求的根本原則，兼顧企業生產經營管理及財務兩方面。具有物資采購需求的各業務部門應當在物資采購牽頭部門明確的時間之前，向物資采購牽頭部門遞交本部門下一財務年度的物資采購計劃報告，報告內容應當包括具體需要采購的物資情況、擬用於生產經營的具體需要、對物資的特殊要求等必要內容。物資采購牽頭部門應於下一財務年度開始前，編制年度物資采購計劃及預算報告。經財務部門、經理層及董事會審批後執行。物資采購牽頭部門匯總各業務部門的采購需求後，對各業務部門的具體物資采購需求進行初審，對於未明確說明使用目的、與常規采購物資數量出入較大、涉及新物資采購需求等情形的，物資采購牽頭部門應與該業務部門負責人及時了解情況，要求其具體說明並補充證明材料。物資采購牽頭部門初審無誤後，編制物資采購計劃及預算並提交財務部門審核。財務部門從財務管理角度對於物資采購預算報告是否符合企業財務管理制度、企業總體支出預算等方面進行審核，經審核存異議的，告知物資采購牽頭部門進行修訂；經審核無誤的，進一步提交經理層及董事會審議批準。第二十條 物資采購牽頭部門應於每月月底前，向業務部門詢問並確認下一月度物資采購需求是否與已報計劃相一致，並根據業務部門的實際需要調整、編制月度采購計劃。如月度采購計劃在已批準的預算範圍內，則無需再提交經理層審議，直接交由財務部門報備執行；如月度采購計劃超出年度預算的，由該業務部門就物資采購計劃調整做出具體說明，由物資采購牽頭部門報財務部門、董事會或經董事會授權的經理層審批同意後執行。（備注：公司可根據物資采購業務開展的實際情況，相應確定財務年度期間物資采購具體計劃編制及調整的時間頻率。）第二十一條 如業務部門在已獲批準的采購計劃外提出采購申請的，物資采購牽頭部門應要求該部門對該等采購申請的原因及必要性進行充分說明，對於確系生產經營實際需要的物資采購需求，物資采購牽頭部門應立即告知財務部門並向董事會或經授權的經理層匯報，經上述部門審核批準後，由物資采購牽頭部門按照計劃內采購處理。第二十二條 公司建立以集中采購為主體、分散采購為輔的物資采購管理原則。集中采購系指由物資采購牽頭部門統一歸集公司各業務部門的采購需求、編制物資采購計劃並納入采購預算，並由物資采購牽頭部門按照集中采購管理制度要求集中實施完成的物資采購行為。物資采購牽頭部門應當根據公司物資采購實際情況，編制並動態調整集中采購目錄，納入集中采購目錄的物資采購，必須由物資采購牽頭部門進行集中采購。分散采購系指各業務部門針對符合分散采購條件的物資，可以由各業務部門在滿足內部控制要求的前提下自行完成的物資采購行為。對於符合以下特點之一且未納入集中采購目錄的物資，在取得物資采購牽頭部門書面同意意見後，業務部門可以適用分散采購：（一）采購物資價值較低（備注：分散采購物資價值限額由物資采購牽頭部門提議並經經理層審核確定）；針對納入集中采購目錄，但因突發、緊急的物資采購需求，無法滿足集中采購流程要求，經經理層審批同意後可以適用分散采購。第二十三條 公司開展物資采購業務，必須嚴格遵循公開、公平、充分競價的基本原則，形成最有利於公司利益的采購方案，根據不同物資采購類別，嚴格選擇適用相應的物資采購方式。對於法律規定應當采用招標方式的物資采購，物資采購牽頭部門應當適用招標采購。除法律強制性規定采用招標采購的物資外，物資采購牽頭部門可以結合公司采購物資的實際情況，補充規定其他應當適用招標方式進行物資采購的情形。采用招標方式采購的，物資采購牽頭部門應當嚴格依據《中華人民共和國招標投標法》等相關法律法規的規定落實招標采購流程。（備注：企業組織實施招標的程序可參考《上海市國資委監管企業招標投標合規管理指南》的有關規定。）對於除適用招標采購以外的其他物資采購，物資采購牽頭部門可以根據采購物資的種類及物資采購具體情形，根據本管理制度適用相應的非招標采購方式。非招標采購方式主要包括競爭性談判、競爭性磋商、詢價及單一來源采購。物資采購牽頭部門應當會同具有采購需求的相關業務部門、財務部門及法務管理部門，在前款規定的基礎上，充分考量公司采購物資的類別與性質、市場競爭狀態、采購價款金額等因素，制定物資采購方式的具體適用規則，明確各物資采購方式適用的物資類別及采購情形。物資采購人員應當嚴格遵照適用規則選擇相應的物資采購方式。第二十四條 競爭性談判采購，系由物資采購牽頭部門牽頭組織談判小組，與符合資格條件供應商進行談判，物資采購牽頭部門根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商的采購方式。對於符合以下任一特征的物資采購項目，物資采購牽頭部門可選擇采用競爭性談判作為物資采購方式：（一）招標後沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立或者中標供應商棄標的；（二）技術複雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；第二十五條 競爭性磋商采購，系由物資采購牽頭部門通過組建競爭性磋商小組與符合條件的供應商就采購貨物進行磋商，供應商按照磋商文件的要求提交響應文件和報價，物資采購牽頭部門從磋商小組評審後提出的候選供應商名單中以綜合評分高者成交的原則確定成交供應商的采購方式。對於符合以下任一特征的物資采購項目，物資采購牽頭部門可選擇采用競爭性磋商作為物資采購方式：（一）技術複雜或者特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；第二十六條 詢價采購，系由物資采購牽頭部門按照規定程序，邀請符合資格條件的供應商進行一次性密封報價，物資采購牽頭部門根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商的貨物采購方式。對於采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價方式采購。第二十七條 單一來源采購系物資采購牽頭部門從某一特定供應商處采購貨物的采購方式。對於符合以下任一特征的物資采購項目，物資采購牽頭部門可選擇采用單一來源采購作為物資采購方式：（一）技術複雜，有特殊要求或者受自然環境限制，只能從唯一供應商處采購的；（二）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購；（三）發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；（備注：以上關於不同物資采購方式的適用情形為原則性規定，企業可結合實際情況，在不違背基本原則的情況下對適用情形進行具體明確。）第二十八條 物資采購牽頭部門在開展物資采購過程中，應當實時監控采購物資的市場價格波動情況，通過多渠道獲取市場價格信息，加強供應商報價與市場價格之間的比對，原則上所采購同類同質同階段同批量物資的價格應不高於市場平均價格。第二十九條 物資采購牽頭部門應當在采購文件中載明擬采購物資的基本信息（包括但不限於品名、規格、型號、數量、技術要求、質量標準）、物資交付計劃、結算與付款方式等采購要素，並要求意向供應商在相應文件中就是否接受該等要素進行明確，如存在差異的，應具體說明原因並提出替代性方案，由物資采購牽頭部門根據磋商需要協同業務部門、財務部門、法務管理部門等相關職能部門工作人員以及外部專家成立磋商小組進行具體磋商。采購要素的磋商圍繞技術條款、商務條款及法律條款分別展開。磋商結束後，磋商小組應就磋商結果進行綜合評定，全面衡量供應物資技術評定結果、采購成本、商務條件滿足情況、過往合作表現等，初步選定擬合作的供應商，明確最終報價及交易模式，由磋商小組編制物資采購方案。對於采購金額較低（具體金額由公司根據各自物資采購情況自主確定）且不涉及交易模式創新的一般采購項目，可由物資采購、業務、財務、法務管理部門審批；對於采購金額較高或涉及創新交易模式，存在一定交易風險的采購項目，由前述職能部門審批通過後，提交經理層審議批準。物資采購方案經有權機構批準通過後，物資采購人員應當向選定供應商及其他落選供應商書面通知評選結果。第三十條 物資采購牽頭部門應當根據經批準的物資采購方案，草擬物資采購合同。原則上，除涉及創新交易模式、相關物資系首次采購等特殊情形外，物資采購合同在制式範本合同基礎上進行修訂。物資采購範本合同由物資采購牽頭部門負責管理與更新，由法務管理部門針對合同條款具體內容的擬定及修訂提供專業支持。第三十一條 物資采購合同的審批應當遵循全面性、專業性原則，由物資采購人員發起審核流程，由以下部門在各自職責範圍內，針對采購合同的以下方面進行實質性審核：（一）物資采購牽頭部門針對采購合同約定的物資基本信息是否準確、技術要求及質量標準是否與業務部門技術評定結果相一致、物資交付、價款結算與支付等涉及交易安排的商業條款進行履約風險審核；（二）財務部門針對貨款結算與支付、發票開具是否符合財務管理規範進行財務風險審核；（三）法務管理部門針對合同約定合法合規性、是否存在履約爭議風險、救濟措施是否充分等方面進行法律風險審核。如物資采購合同具有創新性、複雜性，存在較大風險的，必要時應交由第三方專業機構，如會計師事務所、律師事務所專業人員進行審核並出具審核意見。在以上部門均審核通過後，對於采購金額低於【金額】萬元的一般采購項目，交由公司分管領導進行最終審批；對於采購金額高於【金額】萬元的重大采購項目，交由董事會或經授權的經理層審批。對於“三重一大”範圍內的采購項目，應當嚴格按照相關制度要求交由具有審批權限的相關部門進行決策審批。（備注：企業可根據本公司內部管理制度及物資采購實際情況，相應確定和調整物資采購合同的審批人員及審批權限。）第三十二條 對於已完成審批流程的物資采購合同，由物資采購牽頭部門具體完成合同簽訂流程，公司辦公室對合同用印提供協助。對於首次合作、采購金額較大、對企業生產經營影響重大的采購合同，原則上應采用面簽形式；對於績效考核表現良好的供應商、采購金額較小、對企業生產經營無實質性影響的物資采購合同，可在明晰簽署流程、核實對接人身份、預留供應商有效印鑒可供比對的基礎上，可以采用傳簽方式。采用傳簽方式的，物資采購牽頭部門在收悉供應商用印合同後，應對其加蓋鮮章與預留印鑒的一致性進行比對，並應就簽字人員的身份、是否具有合法授權及簽字筆跡與簽字樣本的一致性予以核實。第三十三條 物資采購牽頭部門為物資驗收的責任部門，物資采購牽頭部門應當根據采購物資屬性、交貨方式等實際情況，會同業務部門、倉儲部門等職能部門具體落實到貨物資的驗收工作，對供應商交付物資的品種、規格、數量及質量進行嚴格的審驗，並建立物資入庫記錄制度，如實、完整記錄物資收貨的時間、地點、車輛、人員等信息。（備注：涉及食品、藥品等特許經營、許可經營的物資采購，應注意根據適用的法律法規的強制性規定及監管部門監管要求，在采取常規驗收措施的基礎上，履行法定驗收義務，防範合規風險。）第三十四條 物資采購牽頭部門應當制訂明確的物資采購單據簽發管理制度，嚴格規範物資采購業務開展過程中，涉及發貨單、收貨單、驗收單等單據的簽發條件、流程及注意事項，並應定期向物資收貨、驗收實施人員開展培訓，對單據簽發行為進行監督。公司財務部門、法務管理部門等相關部門應當根據物資采購牽頭部門的要求，結合公司物資采購業務的實際情況，對物資采購牽頭部門編制及修訂相關業務單據模板提供專業意見，公司法務管理部門應明確告知相關單據簽發的法律效力，評估並提示所涉法律風險。具體負責物資收貨、驗收的職能部門及工作人員應當嚴格履行單據簽發管理制度，確保單據簽發與實際履約情況相一致。第三十五條 物資采購牽頭部門在采購合同履約期間，應對履約過程實行全程、實時跟進與監測，並嚴格履行下列職責：（一）根據物資采購合同約定，及時向供應商下發供貨指令、督促供應商及時備貨、及時交運，跟進貨物運輸狀態及路徑；（二）交貨驗收階段，如發現貨物數量短缺、質量存在瑕疵等違約情形，應在合同約定的合理期限內，向供應商提出異議，根據合同約定救濟措施要求供應商退換貨、采取補救措施；（三）對於供應商未能履行供貨義務、嚴重履約不能的情形，物資采購牽頭部門應立即向經理層匯報相關情況，會同業務部門協商確定及執行替代性采購方案；（四）對於發生違約的供應商，物資采購牽頭部門在向其主張權利仍未獲有效救濟的情況下，應及時告知法務管理部門提供專業支持，根據違約情節及緊急程度采用協商、寄發函件、提起訴訟/仲裁等方式及時采取救濟措施；（五）關注供應商運營情況，如供應商發生重大行政處罰、訴訟或影響其履約能力的重大不利情形或出現負面網絡輿情，應盡快核實相關情況、評估履約風險，相應采取中止預付款支付、要求供應商提供履約擔保等風險防範措施。第三十六條 貨款支付審核由財務部門具體負責。物資采購牽頭部門在發起付款申請時，應提供物資采購合同、收貨單據、驗收單據、對賬單、發票等履約文件，以證明付款條件已充分達成。財務部門應對物資采購合同約定的付款條件，履約單據、驗收單據、對賬單及發票是否一一對應，是否滿足公司內部管理規範及要求進行實質性審核，審核無誤後根據公司財務管理制度規定的付款流程，交由有權審批機構完成付款審批後進行付款。第三十七條 物資采購合同履行完畢後，物資采購牽頭部門應組織業務部門、財務部門、法務管理部門等職能部門針對供應商履約表現、物資采購流程執行情況、履約中存在的風險等事宜作出評價或給予反馈。對合同履行期間發生違約或履約爭議的供應商，物資采購牽頭部門應當根據供應商管理相關規定采取相應懲戒措施；對於物資采購流程執行障礙及履約風險問題，物資采購牽頭部門應當會同業務部門、財務部門、法務管理部門等相關職能部門，研究形成優化措施及落實方案，經經理層審議通過後及時推進完成相關采購制度的修訂及流程的更新完善工作。第三十八條 物資采購牽頭部門在物資采購合同履行期間應收集並妥善保管采購合同原件及履約過程中形成的發票、單證等履約資料。物資采購合同履行完畢後，物資采購牽頭部門應將上述全部資料整理後交由【部門名稱】歸檔保存。物資采購檔案的保存時間為自該物資采購合同履行完畢之日起【年限】年。第三十九條 物資采購牽頭部門根據物資采購需要，確需從境外采購物資的，應當以公開招標為主要方式，因特殊情況需要采用公開招標以外的采購方式的，應在合法合規、充分競爭、多方比價的基礎上，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。涉外物資采購方案的確定、物資采購合同的簽訂應交由公司經理層審批，對於重大涉外物資采購項目，應當提交公司董事會審批並根據監管部門的要求報送有權部門履行審批手續。第四十條 公司采購進口物資，應當符合所采購物資適用的相關監管法律法規關於物資進口的強制性規定、滿足相應流程性要求，並形成事前審核把關、事中跟蹤控制、事後監督評估的管理閉環。公司物資采購牽頭部門應當牽頭制定所涉物資境外采購的實施細則、明確采購流程，公司法務管理部門應對其合法合規性進行審核、提供法律意見。上述實施細則報公司經理層審批後由物資采購牽頭部門具體負責實施，法務管理部門對實施過程中涉及的法律問題給予專業協助。第四十一條 公司在開展境外物資采購業務過程中，應當格外關注：（二）所采購物資是否已根據生產國及我國適用的法律法規取得注冊證書或上市許可；（三）基於交易慣例及有利於公司利益原則考量，明確約定物資采購合同的適用法律及合同爭議解決方式及管轄地；（四）對采購項目涉及國內法、所在國法、國際規則以及涉美法律風險等應當進行全面分析、評估。以上事項由物資采購牽頭部門會同業務部門、法務管理部門、財務部門、審計部門共同研究落實，必要情況下，應當委托供應商所在國、物資生產國法律服務機構及我國律師事務所出具專業法律意見，嚴格防範涉外法律風險。第四十二條 公司開展境外物資采購業務，應當加強財務資金管理，完善境外財經監管。嚴禁在境外物資采購項目中暗箱操作、靠企吃企、弄虛作假、違規操作。第四十三條 公司建立供應商投訴受理、調查、處置及反馈機制，由物資采購監督部門成立供應商異議投訴受理小組，負責初步審核供應商所提異議及投訴事項，針對確有違規采購行為發生的，應當立即采取補救措施，根據相關管理制度和合同對供應商進行追責。視情況責令物資采購牽頭部門撤銷或糾正瑕疵采購活動，重新確定適格供應商。第四十四條 公司有關部門和人員在開展物資采購業務過程中有渎職、受賄等行為的，經物資采購監督部門查證屬實的，公司有權視情節嚴重程度、對公司造成損失的大小，根據相關法律法規和內部管理規定，對責任人員給予經濟處罰或黨紀政紀處分，並向其追償；涉嫌犯罪的，應移送司法機關依法處理。第四十五條 物資采購牽頭部門應當每【時間】編制物資采購重要信息報告文件，向主管物資采購的分管領導及經理層及物資采購監督部門匯報。定期報告內容應當包括采購支出情況、公開采購情況、物資購進及庫存情況、采購風險事件及處置情況等。針對物資采購牽頭部門報送的物資采購信息，物資采購監督部門有權向物資采購牽頭部門提出質詢，物資采購牽頭部門應當及時作出具體說明。對於物資采購監督部門提出的整改意見，物資采購牽頭部門應當及時落實並反馈整改情況。第四十六條 公司【審計部門】應當每【時間】對公司物資采購安排定期審計，針對物資采購真實性、采購預算執行情況、物資購進與價款支付一致性等進行審驗。物資采購審計可以由公司內部審計機構或委托外部審計機構完成。對於審計發現存在舞弊等嚴重違紀違法情形的，應移交紀檢監察部門進行調查處理。第四十七條 物資采購監督部門可定期或不定期針對物資采購實施情況進行考評，考評項目包括集中采購、公開采購、上網采購、電子招標比率，供應商尋源及動態管理落實情況，物資采購合同履約情況，采購物資成本控制情況及質量保障情況，業務部門對物資供應的滿意度等。物資采購監督部門還應對物資采購計劃及預算編制合理性、物資采購流程的科學有效性等物資采購宏觀管理控制事項進行監督評價，結合各單物資采購項目結束後的結項評價對物資采購流程、制度提出優化建議並督促落實。第四十八條 公司有關責任人員符合《上海市市屬國有企業違規經營投資責任追究實施辦法（試行）》所規定的容錯免責情形的，可根據相關法律法規或有關規範性文件規定，結合動機態度、客觀條件、程序方法、性質程度、後果影響及挽回損失等情況，予以從輕、減輕或免責處理。（備注：以上條款為針對物資采購監督管理機制及措施的建議性規定，企業可根據自身監管要求及實際情況，自主確定物資采購監管措施。）第四十九條 本管理制度由公司【部門名稱】負責解釋。
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