如何推进企业法务部信息化建设？企业合规信息化建设峰会圆桌论坛

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本文来源于微信公众号【亚太法务联盟】

7月24日，以“AI时代，企业合规信息化建设”为主题的峰会在上海成功举办。

当日下午，演讲嘉宾发言后，峰会还举行了圆桌论坛环节，360集团法律合规部负责人吴佳丽、皇冠脉链集团法务总经理黄超焕、金杜律师事务所高级顾问董娇娇、竹间智能科技法律合规负责人聂磊等人围绕着“企业法务部信息化建设研讨”的主题展开对话。亚太法务联盟常务秘书长蒋璐明主持对话。

360集团法务部在什么背景下启动了信息化建设项目？在项目进程中最大的难点是什么？信息化建设后，法务人员的日常工作有哪些改变？

吴佳丽：自2018年起，360集团开始了智慧法务信息化建设的探索。经过两年多时间，360集团在信息化建设方面取得了初步成果，已建立起了以合同智能化管理、诉讼案件管理、争议纠纷管理、合规管理、知识产权管理（包括著作权、商标、专利）、主体与资质牌照管理、服务机构管理为主要模块的智慧法务系统。

启动信息化建设是主要存在以下几方面难点：

一、数据可视化管理存在难点。法务工作看到的是点性数据，无法让法务人员做数据分析，并沉积法务管理数据；

二、数据实时共享存在难点。人工的操作无法满足实时共享的需要，存在不准确或延迟共享；

三、资料全量储存存在难点。由于没有对资料的统一化管理系统，资料分散，并且存在着重复性查询、调取、管理等行政性工作；

四、流程和系统打通存在难点。受系统所限无法将法务有效的数据提供到应有业务使用场景，也无法将有效数据开放给业务部门。基于以上四个难点， 360集团启动了信息化建设探索，目前由1.0版本的信息化建设到了2.0版本的数据化建设，初步形成了自己的风险库、数据库体系。

整体来看，法务信息化建设不仅解决了法务部所存在的难点问题，也帮助业务解决了很多问题。比如通过信息化建设将法务主体数据设定为了主数据，如果有工商变更，我们就会通过现有的法务系统自动传导至其他ERP、CRM、SRM等公司系统中，而不是像以前人工变更并可能出现更新遗漏。

吴佳丽 360集团法律合规部负责人

您觉得法务部信息化建设的启动点在什么时刻比较合适？

黄超焕：信息化是未来商业活动的趋势。从过往的经验来看，法务部信息化建设的最佳着眼点是合同。

其实，在法务的日常工作中，合同审查大概占据了法务人员59%的时间，而人少合同多的现状也导致企业其他部门对法务服务效率和效能诟病。2015年8月3日，我入职驴妈妈后，当时担任集团法务部兼驴妈妈法务部法务总监，经过一番了解和调研后，2016年推出了T+0法务时效承诺：要求所有法务在业务提出工作需求后必须当日做出交付或有基本响应（对重大复杂的项目），并于当年在全集团推行了集团标准化工程。

2017年驴妈妈开始实施了分销合同的电子化，2018年实施采购合同的电子化，2019年借助于技术，进行合同立项流程-审批流程-付款流程的合同编号、关键字段内容自动关联抓取和2020年合同大数据智能分析和合同自动编号等，最终实现合同的标准化-电子化-自动化-智能化的“四化”建设，当然合同信息化还有很长的路要走，还需借助于日新月异的新技术，乃至AI技术等，不断迭代完善进化。

皇冠脉链集团法务总经理黄超焕

法务部信息化建设应该注意哪些要点？

董娇娇：2018年从中化离开后加入金杜律师事务所，在律所主要负责企业投融资并购交易与企业合规风控两方面的业务。之所以选择这两个板块，是因为我认为一个好的合规律师必然是一个好的交易律师。反之，一个好的交易律师应该知道企业合规风险点在哪里，从而更好地从事先风险防控的角度帮助客户。

从以往的法律实务经验和工作开展来看，企业法务信息化不仅仅是一个IT项目，也不单单是企业一个法务部的事情。企业信息化的建设是一项庞大而复杂的系统工程，涉及公司的经营管理、业务特点、行业特点，需要公司业务部门以及财务、法务等中后台部门协同配合，密切合作，同时需要投入大量的人力、物力、资源才能切实得到落地实现。企业法务部的信息化建设与传统工程建设一样，需要国家标准、行业标准、单位制度体系作为执行依据，也需要资产管理部门、财务、法务、合规、审计等部门共同参与建设管理，形成各部门之间的分工协作，协同联动。

当前，法务信息化建设在实际执行中之所以容易出现“线上线下两层皮”等现象，根源在管理上的不够重视，另外就是法律事务部信息化到底必答题还是选做题，什么阶段进行信息化，可能没有一定之规，需要企业从自身的规模、发展阶段以及行业特点等角度考虑这个问题，不同发展阶段，不同行业的企业信息化相应内容应该也不一样。企业法务部应该基于自身部门在企业经营管理中的扮演角色、定位以及实际发挥的价值，思考信息化的适合内容及适合切入点。在信息化时代，企业法务部门应多重身份地定义自己，法务部门可以在风险防控的基础上，通过信息化的赋能手段，参与企业的经营管理中商务方案、业务转型等重大决策，并进而为企业创造价值发挥作用。

金杜律师事务所高级顾问董娇娇

关于企业法务信息化建设有何思考？法务信息化建设在企业法务信息化领域的解决方案是什么？

聂磊：竹间智能科技是一家从事自然语义理解的人工智能技术公司。与法律科技公司不同，人工智能科技其实更多地是为各传统行业（包括法律行业）赋能，从而让企业里的每一个员工解放重复劳力，专注于核心专业技能更高的工作。

法务传统思维的转变，会推动企业法务信息化建设。十年前，企业法务部门的大部分工作是合同审核、工商管理和传统风控；十年后，信息化技术的发展改变了法律行业，也改变了法务人员的思维方式。特别是在互联网行业，公司法务开始不断向身边产品和技术人员学习，从“管控风险”，“谋定而后动”，转向“快速迭代，解决问题”，以“用户”为导向。因此，如果再以10年前或5年前的视角看待法务管理工作，显然是不可取的。

目前，法务部门存在人少事多，预算紧的现状，而且法务一直是一个后台部门，它不产生利润，工作成果难以直接衡量。因此，在法务部进行信息化建设的过程中，会遇到很多阻力。只有解决企业法务部门的预算问题，以此为抓手，才能落地相应地改革。在企业法务信息化的建设中，大中型的企业法务需要成为行业的风向标，对法律科技行业的发展形成一定影响，从而带动中小型企业法务信息化建设。譬如企业法务信息化试点（像合同电子签名，法务台账数据分析系统），如能从标杆企业开始，推广到上下游产业链，最后形成政府/行业的规范和标准。有了上述规范和标准，商务招标文件就有了引用依据，则投标企业会更主动将法务信息化建设纳入优先考虑范畴。

“仰望星空，脚踏实地。”是我比较喜欢的一句话。虽然AI取代不了法务，但智能审阅、文档生成等人工智能技术确实可以为法务工作赋能。我相信，智慧法务就是头顶的那片星空，而我们要做的就是脚踏实地。