如何推進企業法務部信息化建設？企業合規信息化建設峰會圓桌論壇

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本文來源於微信公眾號【亞太法務聯盟】

7月24日，以“AI時代，企業合規信息化建設”為主題的峰會在上海成功舉辦。

當日下午，演講嘉賓發言後，峰會還舉行了圓桌論壇環節，360集團法律合規部負責人吳佳麗、皇冠脈鏈集團法務總經理黃超煥、金杜律師事務所高級顧問董嬌嬌、竹間智能科技法律合規負責人聶磊等人圍繞著“企業法務部信息化建設研討”的主題展開對話。亞太法務聯盟常務秘書長蔣璐明主持對話。

360集團法務部在什麼背景下啟動了信息化建設項目？在項目進程中最大的難點是什麼？信息化建設後，法務人員的日常工作有哪些改變？

吳佳麗：自2018年起，360集團開始了智慧法務信息化建設的探索。經過兩年多時間，360集團在信息化建設方面取得了初步成果，已建立起了以合同智能化管理、訴訟案件管理、爭議糾紛管理、合規管理、知識產權管理（包括著作權、商標、專利）、主體與資質牌照管理、服務機構管理為主要模塊的智慧法務系統。

啟動信息化建設是主要存在以下幾方面難點：

一、數據可視化管理存在難點。法務工作看到的是點性數據，無法讓法務人員做數據分析，並沉積法務管理數據；

二、數據實時共享存在難點。人工的操作無法滿足實時共享的需要，存在不準確或延遲共享；

三、資料全量儲存存在難點。由於沒有對資料的統一化管理系統，資料分散，並且存在著重複性查詢、調取、管理等行政性工作；

四、流程和系統打通存在難點。受系統所限無法將法務有效的數據提供到應有業務使用場景，也無法將有效數據開放給業務部門。基於以上四個難點， 360集團啟動了信息化建設探索，目前由1.0版本的信息化建設到了2.0版本的數據化建設，初步形成了自己的風險庫、數據庫體系。

整體來看，法務信息化建設不僅解決了法務部所存在的難點問題，也幫助業務解決了很多問題。比如通過信息化建設將法務主體數據設定為了主數據，如果有工商變更，我們就會通過現有的法務系統自動傳導至其他ERP、CRM、SRM等公司系統中，而不是像以前人工變更並可能出現更新遺漏。

吳佳麗 360集團法律合規部負責人

您覺得法務部信息化建設的啟動點在什麼時刻比較合適？

黃超煥：信息化是未來商業活動的趨勢。從過往的經驗來看，法務部信息化建設的最佳著眼點是合同。

其實，在法務的日常工作中，合同審查大概占據了法務人員59%的時間，而人少合同多的現狀也導致企業其他部門對法務服務效率和效能诟病。2015年8月3日，我入職驢媽媽後，當時擔任集團法務部兼驢媽媽法務部法務總監，經過一番了解和調研後，2016年推出了T+0法務時效承諾：要求所有法務在業務提出工作需求後必須當日做出交付或有基本響應（對重大複雜的項目），並於當年在全集團推行了集團標準化工程。

2017年驢媽媽開始實施了分銷合同的電子化，2018年實施采購合同的電子化，2019年借助於技術，進行合同立項流程-審批流程-付款流程的合同編號、關鍵字段內容自動關聯抓取和2020年合同大數據智能分析和合同自動編號等，最終實現合同的標準化-電子化-自動化-智能化的“四化”建設，當然合同信息化還有很長的路要走，還需借助於日新月異的新技術，乃至AI技術等，不斷迭代完善進化。

皇冠脈鏈集團法務總經理黃超煥

法務部信息化建設應該注意哪些要點？

董嬌嬌：2018年從中化離開後加入金杜律師事務所，在律所主要負責企業投融資並購交易與企業合規風控兩方面的業務。之所以選擇這兩個板塊，是因為我認為一個好的合規律師必然是一個好的交易律師。反之，一個好的交易律師應該知道企業合規風險點在哪裡，從而更好地從事先風險防控的角度幫助客戶。

從以往的法律實務經驗和工作開展來看，企業法務信息化不僅僅是一個IT項目，也不單單是企業一個法務部的事情。企業信息化的建設是一項龐大而複雜的系統工程，涉及公司的經營管理、業務特點、行業特點，需要公司業務部門以及財務、法務等中後臺部門協同配合，密切合作，同時需要投入大量的人力、物力、資源才能切實得到落地實現。企業法務部的信息化建設與傳統工程建設一樣，需要國家標準、行業標準、單位制度體系作為執行依據，也需要資產管理部門、財務、法務、合規、審計等部門共同參與建設管理，形成各部門之間的分工協作，協同聯動。

當前，法務信息化建設在實際執行中之所以容易出現“線上線下兩層皮”等現象，根源在管理上的不夠重視，另外就是法律事務部信息化到底必答題還是選做題，什麼階段進行信息化，可能沒有一定之規，需要企業從自身的規模、發展階段以及行業特點等角度考慮這個問題，不同發展階段，不同行業的企業信息化相應內容應該也不一樣。企業法務部應該基於自身部門在企業經營管理中的扮演角色、定位以及實際發揮的價值，思考信息化的適合內容及適合切入點。在信息化時代，企業法務部門應多重身份地定義自己，法務部門可以在風險防控的基礎上，通過信息化的賦能手段，參與企業的經營管理中商務方案、業務轉型等重大決策，並進而為企業創造價值發揮作用。

金杜律師事務所高級顧問董嬌嬌

關於企業法務信息化建設有何思考？法務信息化建設在企業法務信息化領域的解決方案是什麼？

聶磊：竹間智能科技是一家從事自然語義理解的人工智能技術公司。與法律科技公司不同，人工智能科技其實更多地是為各傳統行業（包括法律行業）賦能，從而讓企業裡的每一個員工解放重複勞力，專注於核心專業技能更高的工作。

法務傳統思維的轉變，會推動企業法務信息化建設。十年前，企業法務部門的大部分工作是合同審核、工商管理和傳統風控；十年後，信息化技術的發展改變了法律行業，也改變了法務人員的思維方式。特別是在互聯網行業，公司法務開始不斷向身邊產品和技術人員學習，從“管控風險”，“謀定而後動”，轉向“快速迭代，解決問題”，以“用戶”為導向。因此，如果再以10年前或5年前的視角看待法務管理工作，顯然是不可取的。

目前，法務部門存在人少事多，預算緊的現狀，而且法務一直是一個後臺部門，它不產生利潤，工作成果難以直接衡量。因此，在法務部進行信息化建設的過程中，會遇到很多阻力。只有解決企業法務部門的預算問題，以此為抓手，才能落地相應地改革。在企業法務信息化的建設中，大中型的企業法務需要成為行業的風向標，對法律科技行業的發展形成一定影響，從而帶動中小型企業法務信息化建設。譬如企業法務信息化試點（像合同電子簽名，法務臺賬數據分析系統），如能從標杆企業開始，推廣到上下遊產業鏈，最後形成政府/行業的規範和標準。有了上述規範和標準，商務招標文件就有了引用依據，則投標企業會更主動將法務信息化建設納入優先考慮範疇。

“仰望星空，腳踏實地。”是我比較喜歡的一句話。雖然AI取代不了法務，但智能審閱、文檔生成等人工智能技術確實可以為法務工作賦能。我相信，智慧法務就是頭頂的那片星空，而我們要做的就是腳踏實地。