對於員工在職期間的紀錄如釘釘、郵件,如果離職之後要調取(或做審計),那需要對員工做告知聲明是入職時放在信息安全手冊中還是放在個人信息保護政策中比較合適?是否要重點提示呢?應當如何告知?
就是在入職的時候,我們可以提。假如說我們那時已經確認有一些工作的軟件和一些工作的系統的使用。另外,我們對於這些系統的使用有一些專門的政策。比如,我有客戶,他們有專門的資產使用的政策。你只要接入到公司的系統中,比如你用自己的電腦去接入公司的系統或處理的業務。你所用的設備,都有權供我們做調查的使用。如果你個人去進行這樣操作,就視為你放棄設備中的這些隱私的可能。我之前有客戶關於資產使用政策,是這樣的一些規定,但是在《個人信息保護法》出來以後,他們也已經在做完善和一些調整。假如說我們公司對於郵件,使用有相應的一些政策為建議是指向性上要明確一些,另外就是說我們員工離職的時候,通常也會簽不少的離職須知,等等。
我們建議,不管是從指向性,還是從實效性上,都要做了一些合理性的提示。這樣講來,我們使用的話,被認為是有權使用的合法使用的概率更高。