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作為企業法務,日常工作中經常會接觸到的合同審查,以及各類商業合同的起草、審核,都是公司法務需要做的事情。從法律上來講,公司法務主要的工作內容包括:
一、印章類
印章作為公司對外交往的一種重要憑證,在企業經營活動中扮演著十分重要的角色。
隨著社會經濟的發展和市場交易規模的不斷擴大,公司對印章管理也越來越重視,特別是在一些公司內部設立的分公司或辦事處,其印章的管理更是受到了公司高層及各部門同事們的普遍關注。
如果印章使用不當將會帶來很多潛在風險:如使用過程中出現了其他人員冒名使用、私刻印章等行為都將直接導致不必要的糾紛發生;還有就是一旦發生糾紛,很難證明是由誰使用了這些印章,從而導致責任難以認定等。
在實際工作中,對於公司對外交往中需要加蓋印鑒、或者要求對方加蓋合同專用章時,首先應該審查對方提交的印鑒和合同專用章有無問題。
二、證照類
包括:營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、企業法人身份識別證等。
三、董事會決議
一般情況下,一個新項目的啟動必須由董事會做出決議,而且公司法務應該提前了解這個過程,並能從中學習到很多東西。
但是,如果項目還沒有開始,法務人員可能就需要主動去和董事會溝通了。因為一般情況下,法務會對項目是否已經啟動產生懷疑,或者不清楚公司有哪些權利、義務。
所以最好在項目還沒有開始之前就和董事長或其他高級管理人員溝通交流好。否則等到合同簽訂了之後,可能已經太晚了。
四、合同類
一般情況下,公司法務會與客戶簽署一系列的銷售合同和非銷售合同,包括了產品購銷或者服務的協議、技術轉讓或者技術諮詢合同。
在這些合同中,一般都是需要明確約定雙方的權利義務關系,以及違約責任等等。在簽訂合同時,一定要注意審查合同中所涉及的風險和利益是否對等,特別是對風險比較大的內容要進行反複確認。
對於非銷售類合同的簽訂,一般只需要審批一份正式合同即可,並不需要進行其他備案操作。
但是,如果公司有比較重要的交易安排的話,那麼公司法務就需要按照業務要求、按照約定審核相關的資料、文檔等。同時,在簽署時,對於不符合約定或者有疑問的地方需要及時告知客戶。
五、法律培訓
由於法務人員在公司中的重要性,因此,經常有公司在經營過程中聘請專門的法律顧問對整個公司進行法律培訓,而不僅僅是在日常合同審查中接觸到合同問題。
六、知識產權類
包括知識產權保護合同、商標轉讓合同等。
法務人員在審查這些合同時,應當注意審查這些合同的內容是否存在違法之處,同時注意對知識產權的保護情況是否到位,是否能夠切實地保護好公司的利益。
七、應收賬款管理
公司應收賬款的管理也是一項重要的法律風險管理工作。
由於應收賬款具有回收期限長、資金占用大、收回難的特點,公司法務應對此進行重點關注。
首先,要對應收賬款進行全面調查,摸清其實際情況和曆史銷售記錄;其次,對於逾期已久、已超過客戶付款期限的應收賬款,應及時與債務人溝通;最後,對於可能發生壞賬的應收賬款要提前準備好書面說明和證據。
對於有明確還款期限或合同約定“先付款後發貨”但客戶卻一直不付款的情況,公司法務可通過訴訟追回貨款及利息。
八、各類法律文書、催款函、律師函制作聯絡
法務部門應當根據實際情況,對各類法律文書的制作、簽發及郵寄進行統一管理,以保證法律文書制作的準確性、保密性。
公司法務在為客戶制作各類文書時,應當與客戶進行充分溝通,確保其能夠理解合同條款中的意思。
九、公司訴訟、仲裁的辦理
在公司發生訴訟、仲裁的時候,法務應與公司的其他部門保持密切溝通,及時了解法院或仲裁機構的最新判決或裁決。
十、采購招標類
公司采購招標的方式主要有兩種:一是公開招標,二是邀請招標。法務人員在其中主要負責審核、風險防控。
對於公開招標,法務主要審核招標公告、招標內容是否符合法律法規和國家的有關規定,是否存在違法違規的行為,包括可能影響競爭結果的不正當競爭、保密協議等。
對於邀請招標,法務主要審核招標人是否具備相應資格。如果不具備,則拒絕其邀請。
對於涉及公司商業秘密的事項(如技術資料及專有技術、配方、專利技術等),公司法務可以要求采購人在合理期限內將相關資料和證據提交至指定地點或直接送達給相關方。
對於公司購買原材料及設備、工程項目等的采購,公司法務可以要求采購人出具相關證明材料,如產品質量檢驗報告;工程竣工驗收合格後支付貨款的證明等。
十一、投融資、收購並購、盡職調查
對於互聯網或大型企業法務,可能還會涉及投融資、收購並購、盡職調查等工作,企業法務在投融資方面的作用也十分重要,主要是為了保障公司的權益,維護公司的利益。公司法務對投融資方面的審核主要包括:是否符合法律法規規定及要求,是否符合相關規定;是否有違法違規情形;資金流向;借款用途;股權轉讓與受讓條件要求等。
公司法務對於投融資方面的工作,公司法務應主要審核以下幾個方面:
一是審核是否存在違法違規情形;
二是公司的投融資計劃是否合法合規及合理,如有重大風險或可能導致公司利益受損的,公司法務應當及時向董事長或其他高級管理人員提出意見和建議。
三是對股權結構、重大合同簽訂進行審核。公司在並購、投資時,應對擬投的資產、負債的情況等進行全面細致地調查並了解清楚。
一般而言,公司法律事務的工作依據公司的業務和特點而定,當然還包含了合同審查,各類法律文書的制作,業務聯絡等。
公司法務的工作也需要不斷地學習和積累,只有不斷總結工作經驗,才能提升自身技能和業務水平。
同時,在法律實務中也會遇到一些問題,尤其是當這些問題出現了不能很好解決的時候,法務人員就要學會尋找其他途徑去處理。這就需要大家在工作中不斷積累。
另外,還要說明一點:公司法務人員是一種具有專業性和技術性的工作。
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